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Worauf es bei einer ISO 17100 Zertifizierung ankommt

Eine Zertifizierung nach ISO 17100:2015 bescheinigt Ihnen als Übersetzungsdienstleister (ÜDL), nach international gültigen Standards zu arbeiten. Sie bezeugt die hohe Qualität Ihrer Arbeitsprozesse und Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Im Prozess einer Zertifizierung werden viele Details bewertet. Diese detaillierte Auflistung Ihrer Arbeitsprozesse kann Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Strukturen zu verbessern und zu optimieren.

Die wichtigsten Bereiche der Zertifizierung sind:

  • Personelle Ressourcen
  • Arbeitsabläufe
  • Sicherheit von Kunden bezogenen Informationen
  • Technische Infrastruktur
  • Rechnungsstellung

Je genauer Sie die Details der Anforderungen einer DIN ISO 17100 Norm kennen, umso besser sind Sie in der Lage, sich intern zu verbessern und den Prozess der Zertifizierung zu beschleunigen.


Das sind die häufigsten Herausforderungen bei der Zertifizierung

Um die Qualität der Übersetzung nachzuweisen, benötigen Sie kompetente Mitarbeiter, die ihre Fachkenntnisse auch nachweisen können. In der Regel haben sie ein Fachstudium absolviert oder eine ähnliche Ausbildung vorzuweisen. Diese Zertifikate sind wichtig und müssen bei einem Audit nach der ISO 17100 Norm vorgelegt werden. Bei Muttersprachlern ist dies ebenfalls nachzuweisen.

Kompetenznachweis bei externen Fachkräften

Bei Freelancern und anderen externen Dienstleistern, die sie für Projekte nutzen, werden häufig die Qualifikationen vergessen oder nicht ausreichend aufgeführt. Außerdem kann es vorkommen, dass sie nicht nach den gleichen Vorgaben in die Arbeitsprozesse eingebunden sind wie festangestellte Übersetzer.

Ein Beispiel: In der Projektmanagement-Software werden Freelancer aufgeführt, für die es aber kein NDA-Dokument gibt oder bei denen die entsprechenden Diplome und Lebensläufe nicht archiviert sind.

Sie sollten ebenfalls darauf achten, dass die Qualifikationsnachweise der Freiberufler aktuell und vollständig sind. Bei kritischen Fachgebieten und Spezialwissen muss dargelegt werden, warum die freien Mitarbeiter dafür geeignet sind. Gerade bei juristischen und medizinischen Übersetzungen ist das wichtig.

Manchmal kommt es vor, dass Freiberufler für Projekte eingesetzt werden, an denen sie schon vorher gearbeitet haben, ohne dass erneut die Qualifizierung nachgeprüft und nachgewiesen wird. Das wird später in einem Audit für die ISO 17100 Zertifizierung bemängelt werden.

Worauf es bei einer ISO 17100 Zertifizierung ankommt

Die ISO 17100 verlangt sichere Informationen

Kunden vertrauen Ihnen wichtige Informationen an, Verträge, Patentschriften und andere vertrauliche Schriftstücke. Sie müssen davon ausgehen können, dass Sie höchste Sicherheit beim Umgang mit diesen Informationen walten lassen. Die Zertifizierung nach ISO 17100 legt großen Wert auf diesen Bereich.

Diese sicherheitsrelevanten Fehler kommen häufig bei Übersetzungsdienstleistern vor

Im Rahmen unserer Audit-Tätigkeit finden wir immer wieder bestimmte Fehler und Versäumnisse, die den Anforderungen der DIN ISO 17100 Norm nicht genügen, wenn es um Informationssicherheit geht.

So wird ein Verzeichnis der Assets benötigt, die alle mit einer Risikobewertung ausgestattet sind. Es kommt immer wieder vor, dass dieses Verzeichnis nicht vorhanden ist oder dass die Risiken nicht ausreichend bewertet sind.

Selbst wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein “Information Security Management” haben, kann es vorkommen, dass dieses nicht vollständig implementiert ist. Hier spielt die Daten- und Informationssicherheit bei Systemausfällen eine Rolle. Was passiert, wenn alle Systeme auf einmal ausfallen? Wie können sie den Betrieb aufrechterhalten? Welche Krisenszenarien haben sie durchgespielt?

Entscheidende Sicherheitsmaßnahmen sind:

  • Konformität mit der DSGVO
  • Verfahren zur Informationssicherheit mit Risikobewertung der IT-Infrastruktur
  • Konkrete Umsetzung der DSGVO ist klar geregelt
  • Informationen sind nach Klassen bewertet

Solche Klassen für schützenswerte Informationen sind:

  • Auftragsspezifische Kundendokumente
  • Vertrauliche Dokumente
  • Als streng vertraulich oder geheim klassifizierte Kundendokumente
  • Kundenstammdaten
  • Persönliche Daten
  • Interne Personaldaten

Worauf es bei einer ISO 17100 Zertifizierung ankommt

Der Arbeitsablauf nach Vorgaben der ISO 17100

Eine professionelle Übersetzung sollte immer nach dem gleichen Schema ablaufen: Ein Angebot wird auf Machbarkeit geprüft, es wird ein Vorschlag vorgelegt und abgestimmt, dann werden Ressourcen dem Projekt zugeordnet. Es folgt eine erste – manchmal auch maschinelle – Übersetzung und dann wird das Dokument redigiert. Schließlich wird es vom Projektleiter abgenommen. Eventuelle Reklamationen werden zeitnah bearbeitet. Die Rechnungsstellung erfolgt entsprechend dem Angebot.

Abweichungen, die oft vorkommen

Es kann im realen Leben aber immer wieder zu oft unbeabsichtigten Abweichungen in diesen Abläufen kommen. Gerade beim Redigieren ist hohe Qualität gefragt. Die ISO Norm 17100 verlangt, das in Vereinbarung mit dem Projektleitenden die redigierende Person entweder alle in der Übersetzung aufgefundenen Fehler korrigiert oder vom Übersetzungsdienstleister durchzuführende Korrekturmaßnahmen empfehlen muss. Letztere können sich auch auf die Auswahl der Übersetzenden beziehen. Ist das der Fall, müsste es eine Rückmeldung an das Projektmanagement geben. Das ist aber nicht immer der Fall und kann beanstandet werden.

Nachlässigkeit ist bisweilen der Grund für fehlende interne Qualitätssicherung im Arbeitsablauf. Jede Übersetzung muss mindestens im Rahmen einer finalen Freigabe intern bewertet werden.

So hilft eine ISO 17100 Zertifizierung Ihnen bei der Optimierung

Die oben beschriebenen Abweichungen von den ISO 17000 Anforderungen kommen durchaus häufig vor. Der Grund liegt aber in den meisten Fällen darin, dass diese Unternehmen noch nicht zertifiziert sind und entsprechend keine Vorgaben umsetzen mussten.

Ratschläge im Voraudit zur ISO 17100 Zertifizierung

Wir raten Ihnen bei einer Erst-Zertifizierung zu einem Voraudit. Bei diesem sehen wir uns zunächst Ihre Abläufe und Dokumentationen an und geben Ihnen Hinweise, welche Bereiche verbessert werden müssen, um mit der ISO 17100 konform zu sein. Dies ist noch nicht der formale Teil der Zertifizierung.

Der große Vorteil dieser ersten Vorschau, aber auch der Zertifizierung selbst ist, dass Sie lernen, Arbeitsabläufe, Ressourcenbeschreibungen und Dokumentation zu optimieren. Das hilft Ihnen nicht nur beim Audit, sondern auch bei der internen Qualitätssicherung.

Nicht zu vergessen ist, dass mit standardisierten Arbeitsabläufen die Fehler- und Reklamationsquote sinkt. Sie haben nicht nur zufriedenere Kunden, sondern sparen Zeit und damit Geld bei der Fehlerbehebung.

Oft unterschätzt wird das Thema IT-Sicherheit. Dabei kann es die Zukunft Ihres Unternehmens kosten, wenn Sie nicht den Worst-Case durchspielen und sich entsprechend darauf vorbereiten. Jeder Tag, den sie wegen eines Serverausfalls und eines vergessenen Backups nicht arbeiten können, kostet sie Geld. Und: Kunden verlieren das Vertrauen in ihre technischen Leistungsfähigkeit.

Noch heute mit der Optimierung nach ISO 17100 beginnen

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