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Was sind die Unterschiede zwischen ISO 17100 und ISO 18587 Zertifizierung für Sprachdienstleister?

Für Übersetzungsdienstleister (ÜDL) gibt es zwei wichtige Normen, die der Qualitätssicherung dienen. Es lohnt sich, für beide zertifiziert zu sein. Dafür gibt es einige triftige Gründe. Sie betreffen Ihr Marketing und Ihre internen Abläufe als Übersetzungsdienstleister.

Das erfahren Sie:

  • Was sind die Hauptmerkmale und Anforderungen der ISO 17100 Norm?
  • Was macht die ISO 18578 aus?
  • Wie profitieren Sie von der Zertifizierung?
  • Wie können Sie sich nach ISO 17100 und ISO 18587 zertifizieren lassen?

Was sind die wichtigsten Punkte der ISO 17100?

Die ISO 17100 Norm  ist ins Leben gerufen worden, um Prozesse bei Übersetzungsdienstleistern (ÜDL) – in Englisch Language Service Providers (LSP) – zu standardisieren und die Qualität der Übersetzungsarbeit zu erhöhen. Diese Norm gilt für alle LSPs und wird durch ein Zertifizierungsverfahren bestätigt.

Was sind die Unterschiede zwischen ISO 17100 und ISO 18587 Zertifizierung für Sprachdienstleister? - image by pexels

Die ISO 17100 besteht aus einem umfangreichen Fragenkatalog zu drei Hauptbereichen: Ressourcen, produktionsvorbereitende Prozesse und produktionsnachbereitende Prozesse.

Im Zertifizierungsverfahren der ISO 17100:2015 werden Ihre Prozesse untersucht und in jedem Bereich die Fragen der Norm angelegt. Für jeder Erfüllung der Normenforderung gibt es Punkte. Ist ein Punkt in der Norm vollends erfüllt, werden 10 Punkte vergeben. Ist das nicht der Fall, können je nach Schwere weniger Punkte für die ISO 17100 Übersetzungsdienstleistung vergeben werden. Sie können aber auch bei besonders guten Prozessen mehr als die Höchstpunktzahl erreichen. Diese Reifegrad-Metrik hilft Ihnen, Vergleiche zu Vorjahren anzustellen und Schwachstellen aufzuspüren.

Welche Voraussetzungen für die Qualitätsnorm ISO 17100 müssen gegeben sein?

Damit Ihr Unternehmen zertifiziert werden kann, werden Ihre Arbeitsabläufe und Ressourcen untersucht. Im Mittelpunkt stehen dabei:

  • Die Fertigkeiten Ihres Personals und Ihrer externen Kräfte
  • Die Kompetenzen Ihres Personals sowie Aus- und Weiterbildung
  • Wie werden Anfragen bearbeitet?
  • Wie wird die sprachliche Spezifikation dokumentiert?
  • Wie werden Projekte bewertet?
  • Wie sehen Rechnungsstellung und Nachbearbeitung aus?
  • Wie schützen Sie Informationen?

Wie aufwendig ist eine Zertifizierung nach ISO 17100?

Wenn Sie sich für eine Zertifizierung entschieden haben, dann gibt es zunächst eine Vorprüfung der Verfahrensanweisungen. Ihr folgt ein optionales Vor-Audit. Werden hier gravierende Mängel gefunden, können diese mit einer Maßnahmenliste beseitigt werden. Erst dann beginnt das Zertifizierungsaudit, welches in einen Bericht und eventuell in eine Maßnahmenliste führt. Am Ende wird bei ausreichender Punktzahl das Zertifikat ausgestellt, sofern Ihr Übersetzungs­unternehmen ISO 17100 konform arbeitet. Es findet ein jährliches Audit zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung statt.

Was bedeutet die Zertifizierung nach ISO 18587 für Übersetzungsbüros?

Wenn Sie große Projekte mit Maschinen-basierten Übersetzungen bearbeiten, dann stellen Kunden oft die Frage nach der Qualität von Computerübersetzungen. Dabei bekommen Sie diese gar nicht zu Gesicht, sondern nur eine von Ihren Mitarbeitern editierte und nachgeprüfte Fassung. Mit einer ISO 18578-Zertifizierung können Sie nachweisen, dass Sie hohen Qualitätsstandards bei der Nachbearbeitung genügen.

Welche Bereiche deckt die ISO 18587 ab?

Die ISO 18587 Norm bezieht sich ausdrücklich auf die Bearbeitung von Dokumenten, die mit Computerprogrammen übersetzt wurden. Die maschinelle Übersetzung hat durch die Nutzung von Künstlicher Intelligenz noch einmal einen kräftigen Schub erhalten. Aber dennoch sind die Ergebnisse nicht kundengerecht.

Was bedeutet die Zertifizierung nach ISO 18587 für Übersetzungsbüros? - image by pexels

Mit der ISO 18587 wird nachgewiesen, wie Sie diese Dokumente nachbearbeiten. Dabei liegt das Augenmerk auf den Prozessen und internen Abläufen sowie den Kompetenzen der an den Projekten arbeitenden Personen.

Die ISO Norm schreibt zum Beispiel vor, dass bearbeitende Personen voll ausgebildete Übersetzer sind. Dies müssen Sie durch entsprechende Abschlüsse, Erfahrung oder Zertifikate im Rahmen eines Audits nachweisen, wenn Sie die Norm erfüllen wollen.

Ihre Mitarbeiter müssen außerdem in der Lage sein, die spezifischen Anforderungen von maschinell übersetzten Texten zu verstehen und zum Beispiel typische Fehler schnell erkennen.

Welche Vorteile haben Sie durch eine Zertifizierung nach ISO 17100 oder ISO 18587?

Übersetzungsdienstleister stehen in einem harten Wettbewerb zueinander. Sich darin abheben zu können, ist eine Herausforderung. Da es bei den hohen Anforderungen an Übersetzungen kaum sinnvoll ist, sich auf eine Preisschlacht einzulassen, ist Qualitätssicherung ein Alleinstellungsmerkmal.

Mit einem Zertifikat nach ISO 17100 oder ISO 18587 können Sie objektiv Ihren Kunden gegenüber nachweisen, dass Sie internationale Standards erfüllen. Da die Zertifikate eine zeitliche Begrenzung haben, ist eine Neuausstellung immer wieder ein Argument im Kundengespräch. Sie zeigt, dass Sie sich ständig um die Sicherung und Steigerung der Übersetzungsqualität bemühen.

Was bringt die ISO Norm im internen Ablauf?

Im Prozess einer Zertifizierung nach ISO 17100 oder nach ISO 18587 werden Sie Ihre eigenen Strukturen und Prozesse auf den Prüfstand stellen. Vieles, was Ihnen eigentlich praktisch und normal in der Übersetzungsarbeit vorkommen mag, genügt zertifizierten Standards nicht mehr.

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Ein Beispiel: Viele Übersetzungsdienstleister (ÜDL) arbeiten mit externen Dienstleistern, vor allem wenn Sie zusätzliche Hilfe bei großen Projekten benötigen.

  • Haben diese Freiberufler alle bei Ihnen ein NDA-Dokument unterschrieben?
  • Ist dieses von Anwälten erstellt worden?
  • Haben Sie von allen externen Mitarbeitern Nachweise über deren Qualifikationen?
  • Gibt es Belege für die Eignung für bestimmte Fachgebiete?
  • Können Sie muttersprachliche Übersetzer nachweisen?

Datenschutz ist heute wichtiger denn je, auch in der öffentlichen Wahrnehmung. Fast täglich gibt es Nachrichten über Informationsdiebstahl. Die ISO Normen zwingen Sie, beste Sicherheitsstandards einzuhalten. Dazu gehören:

  • Ein integriertes Informations-Management-System
  • Klare Regeln und Zugriffsberechtigungen
  • Notfallpläne bei Ausfall des Büros
  • Vereinbarungen mit Kunden über zusätzliche Sicherheitsstufen
  • Verfahren zur Risikobewertung
  • Aktualisierung von sicherheitsrelevanten Verfahren bei neuen Softwarelösungen

Die Zertifizierung optimiert Ihr Unternehmen nach internationalen Maßstäben. Sie erhalten wertvolle Impulse im Zertifizierungsverfahren, die sie direkt umsetzen können. So reduzieren Sie Fehlerquoten, erhöhen die Sicherheit und können Kunden zufriedenstellen, die sehr hohe Ansprüche haben.

Wie können Sie sich zertifizieren lassen?

Um zertifiziert zu werden, sollten Sie sich an eine anerkannte Zertifizierungsstelle wie die Schweizer Zertifizierungsstelle für Sprachdienstleistungen LinquaCert wenden. Hier wird zunächst ein Blick auf die Zusammensetzung und Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen geworfen. Abhängig davon kann ein Angebot erstellt werden, was die ISO 18587 oder ISO 17100 kosten wird.

Wenn Sie sich das erste Mal zertifizieren lassen, dann empfiehlt sich ein Vor-Audit. Bei diesem wird analysiert, welchen Reifegrad Sie bezüglich der ISO 17100 und ISO 18587 Zertifizierung Anforderungen haben und wo es Schwachstellen gibt. Diese werden zusammen mit konkreten Verbesserungsvorschlägen aufgelistet. Sie haben dann genügend Zeit, diese zu beseitigen.

Im Zertifizierungsaudit wird dann der Fragenkatalog zu der von Ihnen gewünschten ISO-Zertifizierung mit Beispielen zur praktischen Umsetzung abgeglichen. Die Verfahren laufen für die ISO 18587 und die ISO 17100 getrennt. Sind alle Fragepunkte abgearbeitet, wird ein Bericht erstellt. Sind genügend Punkte erreicht, kann das Zertifikat ausgestellt werden. Es ist befristet, um zu gewährleisten, dass Unternehmen immer auf dem neuesten Stand sind. Eine Folge-Zertifizierung dauert in der Regel nur wenige Tage, weil auf bereits vorhandenen Bedingungen aufgebaut werden kann.

Fazit:

Ob Sie die Nachbearbeitung von maschinenübersetzten Dokumenten oder Ihren Arbeitsablauf und die Qualitätssicherung dokumentieren lassen wollen – mit einer ISO Zertifizierung können Sie nur gewinnen. Sie werden Kunden besser überzeugen und Ihre eigenen Prozesse verbessern.

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