Gérer les projets de traduction de manière plus professionnelle selon la norme ISO 17100

Les chefs de projet ont de grandes responsabilités chez les prestataires de services de traduction (ÜDL). Vous devez évaluer la portée du projet, allouer des ressources et garantir la qualité. Si de nombreux projets différents sont menés en même temps, la gestion de projet peut rapidement atteindre ses limites. Cependant, les erreurs dans la gestion de projet peuvent coûter cher : elles coûtent du temps qui ne peut pas être facturé et, dans le pire des cas, les clients sont insatisfaits.

Des processus standardisés, tels que ceux prescrits dans la norme ISO 17100 pour les prestataires de services de traduction, constituent une solution. Toute personne certifiée en tant qu'entreprise de traduction selon cette norme a automatiquement mis en œuvre les processus de projet appropriés.

Il s'agit de ceci :

• Comment les projets sont-ils traités conformément à la norme ISO 17100 ?
• Comment optimiser vos projets de traduction
• La direction du projet doit y prêter une attention particulière

Mieux gérer les projets avec la norme ISO 17100

Lorsque les clients commandent de grands projets de traduction, la direction du projet doit d'abord mettre les choses en ordre. Il est important d'avoir une vue d'ensemble des exigences du client et de savoir si les compétences appropriées sont disponibles. De nombreux prestataires de services de traduction ont établi leurs propres procédures et processus. La plupart du temps, ces difficultés se sont développées au fil du temps et les gens ont essayé de s'adapter aux nouveaux défis. Le problème : les règles traditionnelles ne disposent pas d'une documentation suffisante, elles sont rarement présentées dans les workflows et certains détails importants manquent parce que vous ne savez même pas qu'elles sont nécessaires.

La norme ISO 17100 apporte ici une solution. Il indique de manière très détaillée aux chefs de projet quelles sont les exigences. Une liste de contrôle peut ensuite être créée à partir de celle-ci pour optimiser les flux de travail lors du traitement des projets de traduction.

Exigences formelles pour les projets selon la norme ISO 17100

Lorsqu'il s'agit de certification selon ISO 17100, nous, en tant qu'auditeurs, vérifions d'abord si le formulaire requis a été pris en compte. La norme ISO 17100 DIN, mondialement reconnue, consiste en une liste d'exigences importantes pour un projet. Voici les premières étapes de la création d’un projet de traduction :

Nom unique du projet

Vous ne le croirez peut-être pas, mais les projets ne sont toujours pas nommés selon un schéma clair. Dans une même entreprise, certains projets peuvent être nommés d'après le nom du client, d'autres d'après le sujet et d'autres encore simplement avec des données d'entrée. Si vous introduisez une nomenclature, par exemple numéro de client-nom du client-sujet du projet-numéro de projet, vous pourrez alors lister et trouver des projets plus facilement.

Nommer des chefs de projet

Dans la deuxième étape, d'autres informations importantes sont attribuées au projet, dont l'ordre doit être le même pour tous les projets. C'est la seule façon de le faire plus tard

Comparez vos prestations. Ainsi, à chaque projet doit se voir attribuer un interlocuteur et une personne de contact.

Spécifications pour la soumission des offres

Avant de pouvoir travailler sur un projet, il faut d'abord remporter la commande. La norme ISO 17100 intervient déjà à ce stade dans l'assurance qualité et définit des lignes directrices pour la soumission des offres et la manière dont celles-ci doivent être documentées en interne.

Ces données comprennent :

• Jour de réception de la demande
• Offre comprenant les termes et conditions, un devis, la portée du projet, un calendrier et sous quelle forme les traductions seront livrées
• Dispositions supplémentaires prises
• Le document original et les langues à traduire
• Date de réception des documents et autres documents connexes
• Nom du document à traduire
• Description du contenu (par exemple contrat de reprise d'une entreprise, manuel d'utilisation d'une machine, conditions générales)
• Objectif et utilisation ultérieure de la traduction
• Liste des termes techniques existants et de la terminologie interne ainsi que d'autres références importantes
• Modèles de style et instructions

Si des écarts par rapport à l'offre initiale ont été constatés lors des discussions préliminaires, ceux-ci doivent également être documentés dans l'offre, surtout s'il s'agit de modifications de l'étendue ou des conditions.

C'est à cela que vous devez faire attention lors d'un projet de traduction ISO 17100

Grâce à la certification ISO 17100, vous apprendrez à appliquer les règles de bonnes pratiques internationalement reconnues pour des traductions de qualité dans votre entreprise.

La norme ISO exige que les projets soient documentés de manière complète et compréhensible. C'est la seule façon de prouver aux clients quel travail vous avez effectué, qui en étaient les responsables et avec quel professionnalisme le projet a été mis en œuvre.

Certaines exigences pour cette documentation selon la norme ISO 17100 sont :

• Description de l'étendue des travaux (y compris les travaux supplémentaires), divisée en
  traduction
• Révision par des traducteurs
• Édition par une deuxième personne
• Examen technique
• Revue par la direction du projet
• Libérer
• Services supplémentaires convenus
• Répartition du lieu de travail (quel travail doit être effectué où)
• Calendrier du projet et date de livraison
• Offre comprenant le prix et la devise

Ces informations doivent être constamment disponibles et accessibles à tous les membres du projet.

Règles importantes pour le flux de travail selon ISO 17100

Dans le processus de traduction lui-même, la norme ISO pour les services de traduction se caractérise par des détails destinés à rationaliser le processus et à éviter les erreurs.

Il convient d'indiquer clairement quelles informations supplémentaires existent sur le texte traduit, par exemple qui l'a écrit, quelle est la taille du texte en termes de mots et de caractères. Il faut également expliquer quelles caractéristiques linguistiques doivent être prises en compte et quelles spécifications sont requises à cet effet (obligatoires et facultatives).

Pour produire une traduction de haute qualité, le groupe cible et le but auquel le document est destiné doivent être connus.

La norme ISO exige également :

• Preuve que le travail est effectué avec précision
• Respectez les descriptions de style données
• Application des particularités linguistiques locales

Documentation du projet de traduction

Tous les travaux doivent être documentés pendant le projet et à la fin.

Ceux-ci inclus:

• Un plan qui montre l'état du projet dans les différentes phases
• Commentaires du client et comment ils ont été intégrés
• Quelles corrections ont été apportées

C'est pourquoi vous devriez obtenir la certification ISO 17100

En tant que prestataire de services de traduction certifié ISO 17100, vous disposez d’un trait distinctif. Vous pouvez prouver que vous réalisez vos projets selon une norme internationalement reconnue et offrez donc la plus haute qualité. En interne, vous pouvez utiliser les exigences ISO 17100 pour optimiser vos processus, réduire le taux d'erreur, traiter les retours d'information et mieux utiliser les ressources.

Lors de l'audit, nous examinons vos flux de travail pour voir s'ils répondent déjà aux exigences de la norme de traduction. Pour la certification initiale, nous proposons un pré-audit, au cours duquel vos processus et normes sont d'abord examinés en détail. Vous recevrez ensuite une liste de suggestions sur les modifications à apporter pour être conforme à la norme DIN ISO 17100. Ces analyses ne prennent pas très longtemps, la certification peut être réalisée en quelques semaines.

Obtenez un devis aujourd'hui. Nous serions heureux de vous conseiller sans engagement sur la certification ISO 17100 et les avantages qui en découlent pour la gestion de votre projet de traduction.