Übersetzungsprojekte professioneller nach ISO 17100 verwalten

Projektleitende haben bei Übersetzungsdienstleistern (ÜDL) eine große Verantwortung. Sie müssen den Umfang des Projekts einschätzen, die Ressourcen zur Verfügung stellen und die Qualität sicherstellen. Wenn viele verschiedene Projekte zur gleichen Zeit bearbeitet werden, kann die Projektleitung schnell an ihre Grenzen stoßen. Fehler im Projektmanagement können aber teuer werden: Sie kosten Zeit, die nicht verrechnet werden kann und im schlimmsten Falle sind Kunden unzufrieden.

Abhilfe schaffen standardisierte Prozesse, wie sie in der ISO 17100 Norm für Übersetzungsdienstleister vorgeschrieben sind. Wer sich als Übersetzungsunternehmen nach dieser Norm zertifizieren lässt, hat automatisch die richtigen Projektprozesse implementiert.

Darum geht es:

• Wie werden Projekte ISO 17100-konform bearbeitet?
• So optimieren Sie Ihre Übersetzungsprojekte
• Darauf muss die Projektleitung besonders achten

Projekte besser mit der ISO 17100 Norm managen

Wenn Kunden große Übersetzungsprojekte in Auftrag geben, dann muss die Projektleitung zunächst Ordnung schaffen. Es gilt sich einen Überblick zu verschaffen, welche Anforderungen der Kunde hat und ob die passenden Kompetenzen vorhanden sind. Viele Übersetzungsdienstleister haben ihre eigenen Abläufe und Prozesse etabliert. Meistens sind diese mit der Zeit gewachsen, und man hat versucht sich an neue Herausforderungen anzupassen. Das Problem: Bei tradierten Regeln gibt es keine ausreichende Dokumentation, sie werden selten in Workflows dargestellt und manche wichtigen Details fehlen, weil man gar nicht weiß, dass sie benötigt werden.

Hier schafft die ISO 17100 Abhilfe. Sie schreibt Projektleitern sehr detailliert vor, welche Anforderungen es gibt. Daraus kann dann eine Checkliste erstellt werden, um die Arbeitsabläufe bei der Bearbeitung von Übersetzungsprojekten zu optimieren.

Formale Voraussetzungen bei Projekten nach ISO 17100

Bei einer Zertifizierung nach ISO 17100 schauen wir als Auditoren zunächst danach, ob die geforderte Form berücksichtigt wurden. Die weltweite anerkannte ISO 17100 DIN Norm besteht aus einer Liste von Anforderungen, die für ein Projekt wichtig sind. Dies sind die ersten Schritte bei der Erstellung eines Übersetzungsprojektes:

Einzigartiger Projektname

Man mag es nicht glauben, aber noch immer werden Projekte nicht nach einem klaren Schema benannt. Im gleichen Unternehmen kann es vorkommen, dass einige Projekte nach dem Kundennamen, andere nach dem Thema und wieder andere einfach mit Eingangsdaten benannt sind. Wenn Sie eine Nomenklatur einführen, zum Beispiel Kundennummer-Kundenname-Projektthema-Projektnummer, dann sind sie in der Lage, Projekte einfacher aufzulisten und wiederzufinden.

Projektverantwortliche benennen

Im zweiten Schritt werden dem Projekt weitere wichtige Informationen zugeordnet, deren Reihenfolge bei allen Projekten gleich sein sollte. Nur so können Sie später

Ihre Dienstleistungen vergleichen. Entsprechend müssen jedem Projekt ein Ansprechpartner und eine Kontaktperson zugeordnet werden.

Vorgaben für die Angebotsabgabe

Bevor ein Projekt bearbeitet wird, muss der Auftrag erst einmal gewonnen werden. Die ISO 17100 greift schon zu diesem Zeitpunkt in die Qualitätssicherung ein und macht Vorgaben über die Angebotsabgabe und wie diese intern dokumentiert werden sollte.

Zu diesen Daten gehören:

• Tag des Eingangs der Anfrage
• Angebot inklusive Geschäftsbedingungen, eine Quotierung, Umfang des Projekts, ein Zeitplan und in welcher Form die Übersetzungen geliefert werden
• Zusätzliche Vereinbarungen, die getroffen werden
• Das Originaldokument und die Sprachen, in die übersetzt werden soll
• Datum des Eingangs der Dokumente und anderer zugehörigen Materialien
• Name des zu übersetzenden Dokuments
• Beschreibung des Inhalts (zum Beispiel Vertrag über die Übernahme eines Unternehmens, Handbuch für die Bedienung einer Maschine, Geschäftsbedingungen)
• Zweck und spätere Verwendung der Übersetzung
• Liste von bereits vorhandenen Fachbegriffen und interner Terminologie sowie anderer wichtiger Referenzen
• Stilvorlagen und -anweisungen

Sollte es in den Vorgesprächen Abweichungen von der ursprünglichen Ausschreibung gegeben haben, müssen diese ebenso im Angebot dokumentiert werden, vor allem wenn es um Änderungen des Umfangs geht oder es die Geschäftsbedingungen betrifft.

Darauf müssen Sie während eines Übersetzungsprojekts nach ISO 17100 achten

Durch eine Zertifizierung nach ISO 17100 lernen Sie, die international anerkannten Best-Practice-Regeln für Qualitätsübersetzungen in Ihrem Unternehmen anzuwenden.

Die ISO Norm verlangt, dass Projekte umfangreich und nachvollziehbar dokumentiert werden. Nur so können Sie Kunden nachweisen, welche Arbeiten Sie durchgeführt haben, wer die  verantwortlichen Personen waren und wie professionell das Projekt umgesetzt wurde.

Einige Anforderungen für diese Dokumentation nach ISO 17100 sind:

• Beschreibung des Arbeitsumfangs (inklusive Extra-Arbeiten), unterteilt in
  • Übersetzung
  • Bearbeitung durch Übersetzer
  • Redigieren durch eine zweite Person
  • Fachliche Prüfung
  • Überprüfung durch Projektleitung
  • Freigabe
• Zusatzdienstleistungen, die vereinbart worden sind
• Arbeitsplatz-Verteilung (welche Arbeiten sollen wo durchgeführt werden)
• Zeitplan des Projekts und Lieferdatum
• Angebot inklusive Preis und Währung

Diese Informationen sollten ständig verfügbar sein und allen Projektmitarbeitern zur Verfügung stehen.

Wichtige Regeln für den Arbeitsablauf nach ISO 17100

Im Übersetzungsprozess selbst zeichnet sich die ISO Norm für Übersetzungsdienstleistungen durch Details aus, die den Prozess verschlanken und Fehler vermeiden sollen.

So sollte klar dargelegt werden, welche weiterführenden Informationen es zum Übersetzungstext gibt, zum Beispiel wer ihn geschrieben hat, welchen Umfang der Text in Wörter und Zeichen hat. Außerdem muss dargelegt werden, welche sprachlichen Besonderheiten zu beachten sind und welche Spezifikationen dafür vorgeschrieben sind (verpflichtende und optionale).

Um eine qualitativ hochwertige Übersetzung anzufertigen, sollte die Zielgruppe bekannt sein und der Zweck, für den das Dokument gedacht ist.

Die ISO Norm verlangt außerdem:

• Nachweis, dass akkurat gearbeitet wird
• Beachtung der vorgegebenen Stil-Beschreibungen
• Anwendung lokaler sprachlicher Besonderheiten

Dokumentation des Übersetzungsprojekts

Während des Projekts und am Ende müssen alle Arbeiten dokumentiert sein.

Dazu zählen:

• Ein Plan, der den Projektstatus in den unterschiedlichen Phasen zeigt
• Feedback vom Kunden und wie es eingearbeitet wurde
• Welche Korrekturen vorgenommen wurden

Darum sollten Sie sich nach ISO 17100 zertifizieren lassen

Als ISO 17100 zertifizierter Übersetzungsdienstleister haben Sie ein Herausstellungsmerkmal. Sie können nachweisen, dass Sie Ihre Projekte nach einem international anerkannten Standard durchführen und damit höchste Qualität bieten. Intern können Sie durch die ISO 17100 Anforderungen Ihre Prozesse optimieren, die Fehlerquote verringern, Feedback verarbeiten und Ressourcen besser einsetzen.

Während des Audits untersuchen wir Ihre Arbeitsabläufe dahin gehend, ob sie bereits mit den Anforderungen der Übersetzungsnorm übereinstimmen. Bei einer Erstzertifizierung schlagen wir ein Pre-Audit vor, in der Ihre Abläufe und Standards zunächst eingehend untersucht werden. Sie erhalten dann eine Liste an Vorschlägen, welche Änderungen zu machen sind, um mit der DIN ISO 17100 konform zu sein. Diese Analysen dauern nicht sehr lange, eine Zertifizierung kann in wenigen Wochen abgeschlossen werden.

Holen Sie sich noch heute ein Angebot ein. Wir beraten Sie gerne und unverbindlich über eine ISO 17100 Zertifizierung und die damit verbundenen Vorteile für Ihre Projektverwaltung bei Übersetzungen.