La certification selon la norme ISO 17100:2015 certifie qu'en tant que prestataire de services de traduction (ÜDL), vous travaillez conformément aux normes en vigueur au niveau international. Il témoigne de la haute qualité de vos processus de travail et de vos collaborateurs. De nombreux détails sont évalués dans le processus de certification. Cette liste détaillée de vos processus de travail peut vous aider à améliorer et optimiser vos propres structures.
Les principaux domaines de certification sont :
- Ressources humaines
- Flux de travail
- Sécurité des informations relatives aux clients
- Infrastructure technique
- Facturation
Je genauer Sie die Details der Anforderungen einer DIN ISO 17100 Norm kennen, umso besser sind Sie in der Lage, sich intern zu verbessern und den Prozess der Zertifizierung zu beschleunigen.
Vous pouvez nous joindre par téléphone au +41 44 552 66 19 ou envoyer un e-mail à M. Markus Kukla, responsable de l'organisme de certification. Nous avons hâte d'avoir de tes nouvelles!
Ce sont les défis les plus courants liés à la certification
Afin de prouver la qualité de la traduction, vous avez besoin de collaborateurs compétents qui peuvent également démontrer leurs connaissances spécialisées. En règle générale, ils possèdent un diplôme de spécialisation ou une formation similaire. Ces certificats sont importants et doivent être présentés lors d'un audit selon la norme ISO 17100. Cela doit également être prouvé pour les locuteurs natifs.
Preuve de compétence auprès de spécialistes externes
Lorsqu’il s’agit de freelances et autres prestataires externes auxquels ils font appel pour leurs projets, leurs qualifications sont souvent oubliées ou insuffisamment répertoriées. Il peut également arriver qu'ils ne soient pas intégrés dans les processus de travail selon les mêmes directives que les traducteurs permanents.
Un exemple : Des freelances sont répertoriés dans le logiciel de gestion de projet, mais pour lesquels il n'existe pas de document NDA ou pour lesquels les diplômes et CV correspondants ne sont pas archivés.
Vous devez également vous assurer que les qualifications des pigistes sont à jour et complètes. Dans le cas de domaines de spécialisation critiques et de connaissances spécialisées, il faut expliquer pourquoi les indépendants sont adaptés à cela. Ceci est particulièrement important pour les traductions juridiques et médicales.
Il arrive parfois que des freelances soient utilisés pour des projets sur lesquels ils ont déjà travaillé auparavant, sans que leurs qualifications soient vérifiées et prouvées à nouveau. Cela sera ensuite critiqué lors d’un audit pour la certification ISO 17100.
ISO 17100 exige des informations sécurisées
Les clients vous confient des informations importantes, des contrats, des documents de brevet et d'autres documents confidentiels. Vous devez pouvoir supposer que vous exercerez le plus haut niveau de sécurité lors du traitement de ces informations. La certification ISO 17100 accorde une grande importance à ce domaine.
Ces erreurs liées à la sécurité sont courantes chez les prestataires de services de traduction
Dans le cadre de notre travail d'audit, nous constatons à plusieurs reprises certaines erreurs et omissions qui ne répondent pas aux exigences de la norme DIN ISO 17100 en matière de sécurité des informations.
Un répertoire des actifs est requis, qui ont tous une évaluation des risques. Il arrive souvent que cet annuaire n'existe pas ou que les risques n'aient pas été suffisamment évalués.
Même si vous disposez déjà d’une « Gestion de la sécurité de l’information » dans votre entreprise, il peut arriver qu’elle ne soit pas entièrement mise en œuvre. La sécurité des données et des informations joue ici un rôle en cas de panne du système. Que se passe-t-il si tous les systèmes tombent en panne en même temps ? Comment peuvent-ils rester opérationnels ? Quels scénarios de crise avez-vous vécus ?
Les mesures de sécurité cruciales sont :
- Conformité RGPD
- Procédures de sécurité de l'information avec évaluation des risques de l'infrastructure informatique
- La mise en œuvre concrète du RGPD est clairement réglementée
- Les informations sont classées par classe
Ces classes d'informations dignes de protection sont :
- Documents clients spécifiques à la commande
- Documents confidentiels
- Documents clients classés hautement confidentiels ou secrets
- Données de base client
- Données personnelles
- Données internes du personnel
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Le workflow selon les spécifications de la norme ISO 17100
Une traduction professionnelle doit toujours suivre le même schéma : la faisabilité d'une offre est vérifiée, une proposition est présentée et acceptée, puis des ressources sont allouées au projet. Vient ensuite une première traduction – parfois automatique – puis le document est édité. Finalement, il est approuvé par le chef de projet. Toute réclamation sera traitée dans les plus brefs délais. La facture est émise selon l'offre.
Des écarts qui surviennent souvent
Dans la vie réelle, cependant, des écarts involontaires dans ces processus peuvent souvent se produire. La haute qualité est particulièrement importante lors du montage. La norme ISO 17100 exige que, en accord avec le chef de projet, la personne réviseuse corrige les erreurs trouvées dans la traduction ou recommande des actions correctives à prendre par le prestataire de services de traduction. Cette dernière peut également faire référence à la sélection des traducteurs. Si tel est le cas, il devrait y avoir un retour d'information à la direction du projet. Cependant, ce n’est pas toujours le cas et on peut s’y opposer.
La négligence est parfois la cause d’un manque d’assurance qualité interne dans le flux de travail. Chaque traduction doit être évaluée en interne au moins dans le cadre d'une approbation finale.
C'est ainsi que la certification ISO 17100 vous aide à optimiser
Les écarts par rapport aux exigences ISO 17000 décrites ci-dessus sont assez courants. Dans la plupart des cas, la raison en est que ces entreprises ne sont pas encore certifiées et ne doivent mettre en œuvre aucune exigence.
Conseil sur le pré-audit de certification ISO 17100
Nous vous conseillons de réaliser un audit préalable à votre première certification. Nous examinons d’abord vos processus et votre documentation et vous donnons des conseils sur les domaines qui doivent être améliorés afin d’être conforme à la norme ISO 17100. Ce n’est pas encore la partie formelle de la certification.
Le gros avantage de ce premier aperçu, mais aussi de la certification elle-même, est que vous apprenez à optimiser les workflows, les descriptions de ressources et la documentation. Cela vous aide non seulement dans l’audit, mais également dans l’assurance qualité interne.
Il ne faut pas oublier que le taux d'erreurs et de réclamations diminue avec des processus de travail standardisés. Non seulement vous aurez des clients plus satisfaits, mais vous économiserez également du temps et de l’argent sur le dépannage.
Le thème de la sécurité informatique est souvent sous-estimé. Cela peut coûter cher à l'avenir de votre entreprise si vous ne prévoyez pas le pire des cas et ne vous préparez pas en conséquence. Chaque jour où ils ne peuvent pas travailler en raison d'une panne de serveur et d'une sauvegarde oubliée leur coûte de l'argent. Et : les clients perdent confiance dans leurs performances techniques.
Commencez dès aujourd’hui à optimiser selon la norme ISO 17100
Commencez dès aujourd’hui à organiser votre entreprise selon la norme internationale ISO 17100. Obtenez un devis gratuit via notre formulaire de contact ou appelez-nous simplement. En quelques semaines seulement, vous pourriez avoir un certificat ISO entre vos mains !