Wie Sie Ihre Umsätze mit einem ISO 17100 Zertifikat verbessern können

Rainer Müller führt seit 15 lahren eine Übersetzungsagentur. Mit größer werdendem Wettbewerb musste er
versuchen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Das gelang ihm auf zwei Wegen: Fachliche Spezialisierung und
ISO 17100 sowie ISO 18587 Zertifizierung. Er konzentrierte sich auf Übersetzungen von Handbüchern und
Betriebsanleitungen aus Sprachen wie Chinesisch. Portugiesisch fur den brasilianischen Markt und Hindi ins
Deutsche
Er konnte dank seiner Kompetenznachweise und ISO Zertifizierungen Kunden und Interessenten Überzeugen, mit seiner Übersetzungsagentur eine bessere Wahl zu treffen. Gleichzeitig stiegen seine Profite, da durch die ISO Prozesse Arbeitsabläufe drastisch verbessert wurden.

ISO Zertifizierungen zahlen sich aus. Sie sparen mittel- und langfristig Geld ein und helfen dabei, Kunden zu überzeugen. Darum geht es:

• Reklamationsquoten senken
• Durch den Zertifizierungsprozess Ihre Arbeitsabläufe optimieren
• Zertifizierungen als Werbemittel nutzen

So senken Sie die Reklamationsquote

Die Reklamationsquote der durch LinquaCert zertifizierten Unternehmen in den Jahren 2017-2019 liegt bei durchschnittlich 0,51% und somit auf sehr niedrigem Niveau. Der Grund dafür: Durch standardisierte Arbeitsabläufe bei jedem Projekt werden weniger Fehler gemacht - oder besser: werden Fehler frühzeitig erkannt und gelangen nicht in die Version für den Kunden.

Die ISO 17100 verlangt ausdrücklich eine mehrstufige Prüfung und Korrektur von Texten. Es gilt das Vier-Augen-Prinzip, nach dem jeder Text von mindestens zwei Personen geprüft werden soll. Je niedriger die Reklamationsquote, umso geringer sind die internen Kosten für die Behebung von Fehlern. Das macht ein
Projekt profitabler, oder zumindest bleibt es im Rahmen des Angebots. Wenn Sie für ein Projekt Korrekturkosten einplanen, werden diese sinken, wenn die Anforderungen der ISO 17100 und ISO 18587 implementiert werden.

Interne Abläufe mit ISO 17100 verbessern

Als Rainer Müller das erste Mal eine Zertifizierung ins Auge fasste, hatte er zwar Workflows etabliert, diese aber nicht mit den Forderungen der ISO Norm verglichen. Bei einem Pre-Audit fanden sich Diskrepanzen, die aufgelistet wurden. Damit ist seine Übersetzungsdienstleister-Agentur aber nicht allein. Bei den Analysen zu Erst-Zertifizierungen ist es normal, dass wir als Auditoren Verbesserungsvorschläge machen. Dafür ist ein Pre-Audit gedacht. 

Wie schnell sich ein ISO 17100 Zertifikat auszahlt, zeigen Zahlen unserer Kunden.  Alle durch LinquaCert zertifizierten Unternehmen beweisen mit durchschnittlich 96,4% einen hohen Erfüllungsgrad der ISO 17100-Anforderungen. Das bedeutet, dass diese Unternehmen strikt nach den internationalen Standards arbeiten und damit hocheffiziente Arbeitsabläufe haben.  Für die Jahre 2017 und 2018 stellen die Prozentwerte annähernd Normalverteilungen dar. Im Gegensatz dazu ist die Verteilung im Jahr 2019 einseitig steil und zeigt eine Häufung nahe der 100%-Marke. Dies ist ein Indiz für fortlaufende und erfolgreiche Prozessverbesserung der zertifizierten Unternehmen.

Wo gibt es den meisten Verbesserungsbedarf?

Wenn es fehlende Compliance mit den Regeln der
ISO 17100 DIN Norm gibt, dann ist das zum großen Teil immer in den gleichen
Bereichen. In unsere Statistik wird deutlich, dass rund 80% dieser Abweichungen
nur fünf Normkapiteln zuzuordnen sind. Dies sind, in absteigender Reihenfolge:

• Personelle Ressourcen
• Umgang mit projektbezogenen Informationen
  des Kunden
• Abschließende verwaltungstechnische Vorgänge
• Technische und technologische Ressourcen
• Redigieren

Bei den Ressourcen fehlen meistens Angaben zu Drittanbietern und ein valider Kompetenznachweis. Bei Unternehmen wie dem von Rainer Müller, die viel mit ausländischen Kunden arbeiten, sind solche Bescheinigungen nicht nur aus formalen Gründen notwendig. Gerade Neukunden aus anderen Sprachräumen wollen wissen, welche Kompetenzen alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter haben. Oftmals sind sie davon beeindruckt, wenn freie Übersetzer sogar im jeweiligen Sprachraum ansässig sind.

Rechnungsstellung und Feedback werden sehr häufig bemängelt. In den Rechnungen gibt es formale Abweichungen zum Angebot. Hier kann recht schnell nachgearbeitet werden, in dem ein Vergleich von
Rechnung und Angebot als Prozesschritt eingeführt wird. Beim Feedback verhält es sich etwas anders: Hier kommt es darauf an, Änderungswünsche von Kunden schnell und präzise umzusetzen.

Bei der eingesetzten Technik wird in der ISO 17100 eine vollständige Auflistung der eingesetzten Hard- und Software verlangt. In der ISO 17100 heißt es: „Der Übersetzungsdienstleister stellt sicher, dass die in allen Phasen des Projekts erforderlichen technischen Ressourcen von allen genutzt werden, Drittanbieter eingeschlossen.

Wenn es ums Redigieren geht, dann sehen wir bisweilen nicht konsistente Prozesse, bei denen zum Beispiel ein Zwischenschritt übersprungen wird. Die ISO 17100 schreibt aber vor, dass Redigierprozesse immer vollständig sind.

Zertifikate sind ein Werbemittel

Wenn Sie Neugeschäft gewinnen wollen, dann müssen Sie Vertrauen aufbauen. Rainer Müller fand heraus, dass sich Türen schneller bei Kunden öffneten, seit er ein Zertifikat vorweisen konnte. Da die ISO 17100 und die ISO 18587 international anerkannt und gebräuchlich sind, kann die Übersetzungskompetenz objektiv nachgewiesen werden. Denn das ISO Zertifikat benennt ausdrücklich den Geltungsbereich, zum Beispiel Fachübersetzungen im Bereich Medizin und Finanzen.

Ein Zertifikat hilft aber noch auf andere Weise bei der Akquise, nämlich bei Onlinesuchen. Wenn Kunden nach „Übersetzung“ suchen, erhalten sie meist Treffer von Online-Diensten. Der Suchbegriff „Fachübersetzung“ ist schon hilfreicher, erzeugt aber eine immer noch unübersichtliche Trefferliste von 290.000 Inhalten, die zunächst wenig über Qualität und Preisgestaltung aussagt. Folglich muss die Suche je nach Präferenzen weiter verfeinert werden. Zweckmäßig kann eine Kombination aus folgenden Kriterien sein:

„Fachübersetzung“ +

• Zielsprache (z.B. „Englisch“,
  „Portugiesisch”, etc.)
• Fachgebiet (z.B. „Technik“,
  „Medizin“, „Recht“, etc.)
• „Zertifizierung ISO 17100“
• Region (falls inhaltlich die
  lokale Priorität hat, z.B. „Schweiz“ oder „Brasilien“)

Als Übersetzungsdienstleister können Sie dann über Google Adwords diverse Anzeigen platzieren. Verwenden Sie die Bezeichnung „ISO 17100 zertifiziert“ auch noch in Ihrer Meta-Beschreibung der Webseite, wird das im sogenannten Snippet angezeigt – dem Kurztext in der Ergebnisliste.

Auf diese Weise finden Kunden Sie nicht nur einfacher und schneller, Sie können auch Ihre Kompetenzen und die Qualität Ihrer Dienstleistung besser und erfolgreicher darstellen. Das bringt Ihnen mehr Anfragen und damit auch mehr Aufträge.

So rechnet sich das ISO 17100 Zertifikat gleich zweifach

Für Dienstleister wie Rainer Müller hat sich die Spezialisierung auch online gerechnet. Über entsprechende Blogbeiträge und Bewertungen konnte er bei den Suchen nach Fachübersetzungen in seinem Fachgebiet
nach oben klettern. Die Überwachungs- und Wiederholungsaudits (ein Zertifikat hat eine begrenzte Laufzeit) ist für sein Unternehmen eine - durchaus überschaubare - Investition, die neue Kunden bringt und weiterhin dabei hilft, seine Prozesse noch weiter zu optimieren.

Eine Zertifizierung nach ISO 17100 ist auch für kleine Übersetzungsdienstleister (ÜDL) möglich und die Kosten dafür sind gemessen an den daraus resultierenden Vorteilen sehr gering. Sie können uns über unser Webformular, per E-Mail unter mk@linquacert.com oder telefonisch unter +41 (44) 552 66 19 kontaktieren. Wir besprechen dann mit Ihnen, welcher Aufwand für eine Zertifizierung anhand Ihrer Unternehmensgröße notwendig ist und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.