ISO-Zertifizierung

Lohnt sich eine ISO-Zertifizierung für kleine Übersetzungsbüros?

Lesezeit: ca. 14 Minuten  |  Autor: Redaktion LinquaCert

Eine ISO Zertifizierung Übersetzungsbüro – das klingt zunächst nach einem Thema für grosse Sprachdienstleister mit Dutzenden von Festangestellten und internationalen Grossaufträgen. Doch auch für kleine Übersetzungsbüros kann ein ISO-Zertifikat der entscheidende Schritt sein, um bei Ausschreibungen zu bestehen, anspruchsvolle Unternehmenskunden zu gewinnen und intern klare, reproduzierbare Prozesse zu etablieren. Dieser Artikel erklärt Ihnen als Inhaber oder Qualitätsverantwortlicher eines Übersetzungsbüros, welche Normen relevant sind, welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, wie der Zertifizierungsprozess abläuft und wann sich der Aufwand wirklich lohnt.

1. Was ist eine ISO Zertifizierung für Übersetzungsbüros?

Eine ISO Zertifizierung bescheinigt einem Übersetzungsbüro, dass seine Leistungen und internen Abläufe den Anforderungen einer international anerkannten Norm entsprechen. Die Zertifizierung wird durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle vergeben, die Ihre Prozesse im Rahmen eines strukturierten Audits prüft und bewertet.

Der Begriff Certification bezeichnet dabei das Verfahren: Eine Konformitätsprüfung durch eine externe Stelle, die nach Abschluss ein Zertifikat ausstellt. Zertifizierungsstellen können – müssen aber nicht zwingend – ihrerseits bei einer nationalen Akkreditierungsbehörde akkreditiert sein. Zertifizierung und Akkreditierung sind zwei verschiedene Vorgänge, die nicht gleichgesetzt werden dürfen.

Für Übersetzungsbüros sind vor allem branchenspezifische Normen massgeblich, die konkrete Anforderungen an Übersetzungsprozesse, Qualitätssicherung und Qualifikationen von Übersetzern und Revisoren stellen. Ein ISO-Zertifikat ist kein akademischer Titel, sondern ein nachweisbarer Qualitätsstandard – sichtbar für potenzielle Kunden, prüfbar durch Dritte.

2. Welche ISO Normen sind für Übersetzungsbüros relevant?

Für die Zertifizierung Sprachdienstleister sind aktuell drei Normen besonders relevant:

• ISO 17100 – die spezifische Norm für Übersetzungsdienstleistungen, die rein humanbasiert erbracht werden. Sie definiert Anforderungen an Prozesse, Ressourcen und Kompetenzen.
• ISO 18587 – die Norm für das Post-Editing maschinell erzeugter Übersetzungen. Sie regelt die Anforderungen an Prozesse und Qualifikationen, wenn maschinell generierter Übersetzungsoutput durch menschliche Revisoren überarbeitet wird.
• ISO 9001 – die allgemeine Qualitätsmanagementsystem-Norm, die branchenübergreifend gilt und häufig als Ergänzung zu den fachspezifischen Übersetzungsnormen zertifiziert wird.

LinquaCert zertifiziert Übersetzungsdienstleister nach ISO 17100, ISO 18587 und ISO 9001 (letztere in Zusammenarbeit mit TÜV Süd). Die Wahl der Norm hängt davon ab, welche Prozesse in Ihrem Büro tatsächlich stattfinden.

3. Was regelt die ISO 17100 für Übersetzungsdienstleister?

Die ISO 17100 legt fest, welche Anforderungen Übersetzungsdienstleister hinsichtlich ihrer Prozesse, ihrer eingesetzten Ressourcen und der Qualifikation ihrer Übersetzer und Revisoren erfüllen müssen. Sie gilt ausschliesslich für Übersetzungsleistungen, bei denen kein maschinell erzeugter Übersetzungsoutput in den Workflow einfliessen. Einen umfassenden Überblick über die Bedeutung der ISO 17100 für Übersetzungsdienstleister und ihre konkreten Vorteile finden Sie in unserem ausführlichen Beitrag zu diesem Thema.

Zu den zentralen Bereichen der Norm gehören:

• Kompetenzen: Übersetzer und Revisoren müssen nachweisbare Qualifikationen besitzen – durch Ausbildung, Abschlüsse oder dokumentierte Berufserfahrung.
• Prozessanforderungen: Die Norm beschreibt den Übersetzungsworkflow, einschliesslich Projektmanagement, Übersetzung und Revision durch eine vom Übersetzer verschiedene Person.
• Kundenbeziehung: Anforderungen an Angebotserstellung, Projektspezifikation und Kundenkommunikation.
• Dokumentation: Prozesse müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Wichtig: Wird im betreffenden Prozess maschinell erzeugter Übersetzungsoutput mit anschliessendem Post-Editing eingesetzt, fällt dieser Prozess nicht unter den Geltungsbereich der ISO 17100. Er ist dann der ISO 18587 zuzuordnen.

4. Was regelt die ISO 18587 für Übersetzungsdienstleister?

Die ISO 18587 ist die Norm für das Post-Editing maschinell erzeugter Übersetzungen. Sie kommt dann zum Tragen, wenn ein Übersetzungsbüro Texte mithilfe maschineller Übersetzungssysteme erzeugt und diese anschliessend durch einen menschlichen Post-Editor überarbeitet. Wer verstehen möchte, warum maschinelle Übersetzung professionell eingesetzt werden sollte und die ISO 18587 dabei immer wichtiger wird, findet dazu weiterführende Informationen in unserem Fachbeitrag.

Die Norm definiert unter anderem:

• Anforderungen an Post-Editoren: Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen, die Personen mitbringen müssen, die maschinell erzeugte Übersetzungen bearbeiten.
• Prozessanforderungen: Anforderungen an den Post-Editing-Workflow, einschliesslich der Unterscheidung zwischen vollständigem und leichtem Post-Editing.
• Qualitätssicherung: Massnahmen zur Sicherstellung der Qualität des Post-Editing-Ergebnisses.

Für Büros, die mit maschineller Übersetzung und Post-Editing arbeiten, ist die ISO 18587 damit die massgebliche Referenznorm für diesen Prozessbereich.

5. Welche Unterschiede bestehen zwischen ISO 17100 und ISO 18587?

Die beiden Normen unterscheiden sich grundlegend in ihrem Anwendungsbereich:

Entscheidend ist die klare Prozessabgrenzung: Ein Prozess kann nicht gleichzeitig ISO-17100-konform und Post-Editing-basiert sein. Beide Normen schliessen sich für denselben Übersetzungsworkflow gegenseitig aus.

6. Welche ISO Zertifizierung braucht mein Übersetzungsbüro?

Die Frage nach der richtigen Norm beantwortet Ihr tatsächlicher Arbeitsprozess:

• Ausschliesslich humanbasierte Übersetzungen (kein maschinell erzeugter Übersetzungsoutput mit Post-Editing): Für Sie ist die ISO 17100 die massgebliche Norm.
• Post-Editing maschinell erzeugter Übersetzungen: Hier greift ISO 18587.
• Beide Prozesstypen: Sie können beide Normen zertifizieren lassen, müssen aber beide Prozessbereiche klar voneinander abgrenzen.
• Allgemeines Qualitätsmanagement als Ergänzung: ISO 9001 sichert Ihre übergeordneten Managementprozesse ab und ist als Ergänzung zu den branchenspezifischen Normen sinnvoll.

Wenn Sie unsicher sind, welche Norm auf Ihren Betrieb zutrifft, empfehlen die Experten von LinquaCert ein unverbindliches Erstgespräch, um Ihre Prozesse gemeinsam zu analysieren und die passende Zertifizierungsoption zu identifizieren.

7. Lassen sich ISO 17100 und ISO 18587 gleichzeitig zertifizieren?

Ja – eine kombinierte Zertifizierung nach ISO 17100 und ISO 18587 ist möglich, sofern Ihr Büro tatsächlich beide Prozesstypen betreibt. Voraussetzung ist eine klare interne Abgrenzung: Humanbasierte Übersetzungsprozesse und Post-Editing-Prozesse müssen als separate Workflows dokumentiert und steuerbar sein.

Der Vorteil einer kombinierten Zertifizierung liegt darin, dass Sie Kunden gegenüber beide Leistungsbereiche normkonform nachweisen können. Der Auditaufwand kann dabei gebündelt werden, was den Gesamtprozess effizienter gestaltet als zwei vollständig getrennte Zertifizierungsverfahren. Mehr dazu, wie kompatibel ISO 17100 und ISO 18587 in der Praxis sind, erfahren Sie in unserem vertiefenden Beitrag zu diesem Thema.

Entscheidend bleibt: Die Normanforderungen beider Standards müssen jeweils für den zugehörigen Prozessbereich vollständig erfüllt sein. Eine pauschale Abdeckung beider Normen durch einen einzigen undifferenzierten Prozess ist nicht möglich.

8. Welche Voraussetzungen muss ein Übersetzungsbüro für eine ISO Zertifizierung erfüllen?

Eine ISO Zertifizierung setzt keine bestimmte Unternehmensgrösse voraus. Entscheidend sind die prozessualen und dokumentarischen Anforderungen der jeweiligen Norm. Typische Voraussetzungen umfassen:

• Qualifizierte Mitarbeitende und Subunternehmer: Übersetzer, Revisoren und – bei ISO 18587 – Post-Editoren müssen über nachweisbare Qualifikationen verfügen. Die Norm definiert Anforderungen an Ausbildung und Erfahrung.
• Dokumentierte Prozesse: Ihre Arbeitsabläufe – von der Auftragsentgegennahme über die Übersetzung und Revision bis zur Lieferung – müssen schriftlich festgehalten sein.
• Revisionsschritt durch eine separate Person: Nach ISO 17100 muss die Revision durch eine vom Übersetzer verschiedene qualifizierte Person erfolgen. Auch kleine Büros müssen diesen Schritt organisatorisch sicherstellen.
• Klare Kundenvereinbarungen: Anforderungen an Projektspezifikationen und die Kommunikation mit Auftraggebern müssen definiert sein.
• Traçabilité : Entscheidungen und Qualitätssicherungsmassnahmen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Für kleine Büros ist die Herausforderung oft weniger das Fehlen guter Prozesse als das Fehlen ihrer schriftlichen Fixierung. Eine gezielte Vorbereitungsphase kann diesen Rückstand effizient schliessen.

9. Wie läuft der ISO Zertifizierungsprozess für Übersetzungsbüros ab?

Der Zertifizierungsprozess bei LinquaCert folgt einem klar strukturierten Ablauf:

1. Unverbindliche Kontaktaufnahme: Sie schildern Ihre Ausgangssituation und erhalten eine erste Einschätzung, welche Norm(en) für Ihr Büro in Frage kommen.
2. Unverbindliches Angebot: LinquaCert erstellt ein individuelles Angebot, abgestimmt auf Ihren Betrieb und die gewünschten Normen.
3. Vorbereitungsphase: Sie bereiten Ihre Dokumentation und Prozesse gemäss den Normanforderungen vor. LinquaCert begleitet Sie auf Wunsch dabei.
4. Audit: Ein unabhängiger Auditor von LinquaCert prüft Ihre Prozesse, Dokumente und Qualifikationsnachweise. Das Audit kann vor Ort oder remote stattfinden.
5. Zertifikatserteilung: Bei erfolgreicher Prüfung erhalten Sie Ihr ISO-Zertifikat.
6. Erneuerungserinnerung: LinquaCert erinnert Sie rechtzeitig vor Ablauf der Zertifikatsgültigkeit an die notwendige Erneuerung.

Dieser Ablauf ist der spezifische Zertifizierungsprozess von LinquaCert und stellt nicht unmittelbar eine Anforderung der Normen selbst dar.

10. Wie lange dauert eine ISO Zertifizierung für Übersetzungsbüros?

Die Gesamtdauer hängt massgeblich davon ab, wie gut Ihre Prozesse bereits dokumentiert sind und wie viel Vorbereitungsarbeit noch zu leisten ist. Grundsätzlich lässt sich der Prozess in zwei Phasen gliedern:

• Vorbereitungsphase: Je nach Ausgangslage kann diese wenige Wochen bis mehrere Monate in Anspruch nehmen. Büros mit bestehenden Qualitätsprozessen und vorhandener Dokumentation sind deutlich im Vorteil.
• Audit und Zertifikatserteilung: Nach Einreichung der Unterlagen und Abschluss des Audits folgt die Zertifikatserteilung in der Regel zeitnah.

Kleine Büros, die ihre Prozesse gut kennen und die Vorbereitung strukturiert angehen, können den Zertifizierungsprozess häufig zügiger abschliessen als grosse Organisationen mit komplexeren Strukturen. Eine realistische Einschätzung des Zeitrahmens erhalten Sie im unverbindlichen Erstgespräch mit LinquaCert.

11. Was kostet eine ISO Zertifizierung für Übersetzungsbüros?

Die Kosten einer ISO Zertifizierung für ein Übersetzungsbüro sind individuell und hängen von mehreren Faktoren ab: dem Umfang des zu zertifizierenden Bereichs, der Anzahl der Mitarbeitenden und Subunternehmer, der Anzahl der zu zertifizierenden Normen sowie dem Aufwand des Audits.

LinquaCert nennt keine Standardpreise, da jede Zertifizierung individuell kalkuliert wird. Sie erhalten nach der unverbindlichen Kontaktaufnahme ein massgeschneidertes Angebot, das auf Ihre konkrete Situation abgestimmt ist.

Berücksichtigen Sie bei der Kostenkalkulation auch den internen Vorbereitungsaufwand: Zeitinvestition für Prozessdokumentation und gegebenenfalls organisatorische Anpassungen. Diesem Aufwand steht mittel- bis langfristig ein konkreter Nutzen in Form von Wettbewerbsvorteilen und Prozesseffizienz gegenüber.

12. Wie bereitet sich ein Übersetzungsbüro optimal auf ein ISO Audit vor?

Eine strukturierte Vorbereitung ist der wichtigste Faktor für ein erfolgreiches Audit. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

• Normen lesen und verstehen: Machen Sie sich mit den Anforderungen der relevanten Norm(en) vertraut – idealerweise anhand der offiziellen Normtexte.
• Gap-Analyse durchführen: Vergleichen Sie Ihre bestehenden Prozesse mit den Normanforderungen und identifizieren Sie Lücken.
• Prozesse dokumentieren: Halten Sie Ihre Workflows schriftlich fest – Übersetzung, Revision, Projektmanagement, Kundenbeziehung.
• Qualifikationsnachweise sammeln: Stellen Sie Nachweise über Ausbildung und Erfahrung Ihrer Übersetzer, Revisoren und gegebenenfalls Post-Editoren zusammen.
• Revisionsschritt sicherstellen: Vergewissern Sie sich, dass der Revisionsschritt organisatorisch klar geregelt und nachvollziehbar dokumentiert ist.
• LinquaCert einbeziehen: Nutzen Sie das unverbindliche Erstgespräch, um offene Fragen zu klären und die Vorbereitungsphase gezielt auszurichten.

13. Was wird beim ISO Audit für Übersetzungsbüros geprüft?

Im Audit prüft der Auditor von LinquaCert, ob Ihre Prozesse und Strukturen den Anforderungen der jeweiligen Norm entsprechen. Geprüft werden unter anderem:

• Prozessdokumentation: Sind Ihre Workflows dokumentiert und für alle Beteiligten verbindlich?
• Qualifikationsnachweise: Können Sie die Eignung Ihrer Übersetzer, Revisoren und Post-Editoren belegen?
• Revisionsschritt: Wird die Revision durch eine vom Übersetzer verschiedene Person durchgeführt und nachvollziehbar dokumentiert?
• Kundenvereinbarungen: Sind Projektspezifikationen und Kundenanforderungen schriftlich erfasst?
• Vollständigkeit und Konsistenz: Stimmen die gelebten Prozesse mit der schriftlichen Dokumentation überein?

Das Audit von LinquaCert liefert benchmarkfähige Ergebnisse: Sie erhalten eine transparente, nachvollziehbare Bewertung Ihrer Normkonformität – und damit eine verlässliche Grundlage für die Kommunikation gegenüber Ihren Kunden.

14. Wie lange ist eine ISO Zertifizierung für Übersetzungsbüros gültig?

ISO-Zertifikate werden für einen begrenzten Zeitraum ausgestellt. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer ist eine Erneuerung erforderlich, um den Nachweis der Normkonformität aufrechtzuerhalten. LinquaCert erinnert Sie rechtzeitig an die bevorstehende Erneuerung, damit keine Lücke im Zertifikatsstatus entsteht.

Ob und in welchem Rhythmus Überwachungsaudits oder ähnliche Zwischenschritte stattfinden, hängt vom konkreten Zertifizierungsverfahren und den Vereinbarungen mit LinquaCert ab – diese Verfahrensdetails sind dem Zertifizierungsablauf von LinquaCert zuzuordnen und keine direkte Normanforderung von ISO 17100 oder ISO 18587.

Die regelmässige Erneuerung ist kein Nachteil – sie stellt sicher, dass Ihr Zertifikat aktuell und glaubwürdig bleibt, und signalisiert Ihren Kunden die kontinuierliche Qualitätsorientierung Ihres Büros.

15. Welche Vorteile bietet eine ISO Zertifizierung für Übersetzungsbüros?

Ein ISO-Qualitätsnachweis bringt Ihrem Büro konkrete Vorteile auf mehreren Ebenen:

• Wettbewerbsvorteil bei Ausschreibungen: Viele Unternehmenskunden, Behörden und öffentliche Auftraggeber verlangen oder bevorzugen ISO-zertifizierte Sprachdienstleister. Ein Zertifikat ermöglicht Ihnen die Teilnahme an Ausschreibungen, die sonst verschlossen blieben.
• Kundenvertrauen: Ein ISO-Zertifikat ist ein sichtbarer, von unabhängiger Stelle bestätigter Qualitätsnachweis – das schafft Vertrauen bei bestehenden und potenziellen Kunden.
• Prozesseffizienz: Die Normkonformität erfordert klare Prozesse – und klare Prozesse reduzieren Fehler, erleichtern Onboarding und sichern gleichbleibende Qualität.
• Internationale Anerkennung: ISO-Normen sind international anerkannt. Ihr Zertifikat hat damit auch gegenüber Kunden ausserhalb der Schweiz oder Deutschlands Bedeutung.
• Differenzierung vom Wettbewerb: Gegenüber nicht-zertifizierten Anbietern können Sie Ihre Qualitätsorientierung nachweisbar belegen – ein Argument, das in vielen Kundengesprächen den Unterschied machen kann.

16. Wie gewinnen Übersetzungsbüros mit einer ISO Zertifizierung neue Kunden?

Ein ISO-Zertifikat ist kein passives Gütesiegel – es entfaltet seinen Mehrwert, wenn Sie es aktiv kommunizieren. Folgende Ansätze haben sich dabei als wirksam erwiesen:

• Website und Angebotsdokumente: Weisen Sie Ihr Zertifikat prominent aus. Potenzielle Kunden, die nach einem qualitätsgesicherten Sprachdienstleister suchen, prüfen dies aktiv.
• Ausschreibungen und Lieferantenqualifizierungen: Viele Beschaffungsprozesse sehen Qualifikationsanforderungen vor, für die ein ISO-Zertifikat als Nachweis dient. Mit Zertifikat kommen Sie in die engere Wahl – ohne bleibt Ihnen die Möglichkeit oft verwehrt.
• Gezielte Kommunikation mit Einkaufsabteilungen: Beschaffungsverantwortliche in Unternehmen suchen oft explizit nach zertifizierten Dienstleistern – ein Hinweis auf Ihr Zertifikat in der Erstansprache kann Türen öffnen.
• Bestandskundenpflege: Teilen Sie Bestandskunden mit, dass Ihre Prozesse nun normkonform zertifiziert sind. Das stärkt das Vertrauen und reduziert Wechselbereitschaft.

17. Für welche Übersetzungsbüros lohnt sich eine ISO Zertifizierung besonders?

Eine ISO Zertifizierung Übersetzungsbüro lohnt sich besonders dann, wenn eines oder mehrere der folgenden Merkmale auf Ihr Büro zutreffen:

• Sie arbeiten mit Unternehmenskunden, Behörden oder internationalen Auftraggebern, die einen Qualitätsnachweis fordern oder bevorzugen.
• Sie möchten an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, bei denen eine ISO-Zertifizierung Voraussetzung oder Bewertungskriterium ist.
• Sie sind in Wachstum und möchten Ihre Prozesse skalierbar und qualitätssicher aufstellen.
• Sie sind in einem Bereich tätig, in dem Qualitätsanforderungen besonders hoch sind – etwa bei Rechts-, Medizin- oder Fachtextübersetzungen.
• Sie möchten sich klar von nicht-zertifizierten Wettbewerbern abheben und diesen Unterschied gegenüber Kunden nachweisbar kommunizieren.
• Sie haben bereits funktionierende Prozesse etabliert und möchten diese nun extern bestätigen lassen.

Auch für sehr kleine Büros – mit wenigen festen Mitarbeitenden und einem Netz qualifizierter Subunternehmer – ist eine Zertifizierung realistisch, sofern die Prozesse klar definiert und die Qualifikationsanforderungen erfüllt sind.

18. Welche Zertifizierungsstelle ist für Übersetzungsbüros die richtige Wahl?

Bei der Wahl der Zertifizierungsstelle sollten Übersetzungsbüros auf folgende Kriterien achten:

• Branchenkompetenz: Auditoren, die die spezifischen Anforderungen von Übersetzungsprozessen kennen, können Ihre Abläufe fundierter und praxisnäher bewerten.
• Spezialisierung: Eine Zertifizierungsstelle, die auf Sprachdienstleister spezialisiert ist, bringt das notwendige Fachwissen mit und arbeitet effizienter.
• Transparenz des Verfahrens: Klare Kommunikation über Ablauf, Anforderungen und Ergebnisse schafft Vertrauen in den Prozess.
• Unabhängigkeit: Die Zertifizierungsstelle muss neutral und unabhängig vom zu zertifizierenden Unternehmen sein.

LinquaCert ist eine unabhängige Schweizer Zertifizierungsstelle (Genossenschaft, Zürich, tätig seit 2003), die auf die Zertifizierung von Übersetzungsdienstleistern spezialisiert ist. LinquaCert zertifiziert nach ISO 17100, ISO 18587 und ISO 9001 und führt seine Audits nach den Grundprinzipien von ISO/IEC 17021 durch.

Wichtig: LinquaCert arbeitet nach ISO/IEC 17021, ist jedoch nicht durch eine nationale Akkreditierungsbehörde akkreditiert. Zertifizierung und Akkreditierung sind zwei verschiedene Konzepte – LinquaCert ist eine anerkannte Zertifizierungsstelle, keine akkreditierte Konformitätsbewertungsstelle im Sinne des Akkreditierungsrechts.

Häufige Fragen zur ISO Zertifizierung für Übersetzungsbüros