ISO 17100 Zertifizierung: Voraussetzungen, Ablauf und Kosten für Übersetzungsbüros

ISO-Zertifizierung

ISO 17100 Zertifizierung: Was sind die Voraussetzungen, wie läuft der Prozess ab – und was kostet das Zertifikat?

Lesezeit: ca. 12 Minuten  |  Autor: Redaktion LinquaCert

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Die ISO 17100 Zertifizierung ist der international anerkannte Qualitätsnachweis für Übersetzungsdienstleister. Sie belegt, dass ein Übersetzungsbüro nicht nur übersetzt, sondern seinen gesamten Übersetzungsprozess – von der Auftragsannahme über die Revision bis zur Lieferung – nach klar definierten Anforderungen gestaltet und dokumentiert. Für Inhaber, Geschäftsführer und Qualitätsmanager von Übersetzungsbüros stellen sich dabei regelmässig drei zentrale Fragen: Welche Voraussetzungen muss das Unternehmen erfüllen? Wie läuft das Zertifizierungsverfahren konkret ab? Und was ist mit Kosten zu rechnen? Dieser Artikel beantwortet alle drei Fragen systematisch und praxisnah – auf Basis der aktuellen Norm und der Erfahrung von LinquaCert als akkreditierter Zertifizierungsstelle.

Was ist die ISO 17100 Zertifizierung?

Die ISO 17100 ist eine internationale Norm, die Anforderungen an Übersetzungsdienstleister festlegt – mit besonderem Fokus auf Prozesse, Ressourcen und Kompetenzen. Sie wurde 2015 vom Internationalen Normungsgremium verabschiedet und löste die europäische Vorgängernorm EN 15038 ab. Die Norm regelt, wie ein Übersetzungsauftrag entgegenzunehmen, zu planen, durchzuführen, zu revidieren und zu liefern ist. Sie definiert ausserdem, welche Qualifikationen beteiligte Übersetzer und Revisoren mitbringen müssen.

Die ISO 17100 Zertifizierung – das heisst das von einer akkreditierten Stelle ausgestellte Zertifikat – bescheinigt, dass ein Übersetzungsdienstleister diese Anforderungen nicht nur kennt, sondern tatsächlich einhält und dies durch eine unabhängige externe Prüfung nachgewiesen hat. Was die Zertifizierung konkret bedeutet und welche Vorteile sie bietet, lässt sich anhand der Normanforderungen und der Praxiserfahrung zertifizierter Dienstleister gut nachvollziehen.

Für wen ist die ISO 17100 Zertifizierung gedacht?

Die Norm richtet sich an Übersetzungsdienstleister jeder Grösse – von inhabergeführten Spezialagenturen bis zu internationalen Sprachdienstleistern. Zielgruppe sind Unternehmen, die menschliche Übersetzungsleistungen anbieten und ihre Prozessqualität gegenüber Kunden, Auftraggebern und Ausschreibungsgremien transparent und belegbar machen wollen. Nicht anwendbar ist die Norm auf Einzelpersonen ohne Unternehmensbezug oder auf rein maschinelle Übersetzung ohne menschlichen Prozess.

Welche konkreten Anforderungen stellt ISO 17100 an Übersetzungsdienstleister?

Die Norm strukturiert ihre Anforderungen in mehrere Bereiche. Die wichtigsten im Überblick:

1. Prozessanforderungen: Der zweistufige Übersetzungsprozess

ISO 17100 schreibt vor, dass jede Übersetzung zwei klar getrennte Schritte durchläuft: die eigentliche Übersetzung und eine anschliessende Revision durch eine zweite qualifizierte Person. Die Revision ist keine optionale Qualitätsstufe, sondern ein Pflichtbestandteil des normierten Prozesses. Ohne diesen Schritt entspricht ein Auftrag nicht dem Standard – auch wenn die Übersetzung inhaltlich korrekt wäre.

2. Ressourcenanforderungen: Technologie und Terminologiemanagement

Der Dienstleister muss nachweisen, dass er geeignete technische Ressourcen einsetzt – darunter Translation-Memory-Systeme, Terminologiedatenbanken und Werkzeuge zur Qualitätssicherung. Auch der Umgang mit Kundendaten und die Datensicherheit sind Bestandteil der Prüfung. Terminologiemanagement wird als eigenständige Anforderung behandelt: konsistente Fachbegriffe müssen dokumentiert und verfügbar sein.

3. Kundenbeziehung und Auftragsmanagement

Anforderungen bestehen auch an die Auftragsklärung: Der Dienstleister muss Umfang, Ausgangsmaterial, Zielgruppe, Zweck und besondere Anforderungen mit dem Auftraggeber vor Beginn der Arbeit klären und dokumentieren. Auch Verfahren für Reklamationen und nachträgliche Änderungen müssen definiert sein.

Welche Qualifikationen müssen Übersetzer und Revisoren gemäss ISO 17100 nachweisen?

Die Norm definiert Kompetenzanforderungen für jede beteiligte Person. Übersetzer müssen mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Hochschulabschluss in Übersetzung oder Dolmetschen
• Hochschulabschluss in einem anderen Fachgebiet kombiniert mit nachweisbarer Übersetzungserfahrung
• Nachgewiesene Berufserfahrung als Übersetzer ohne formalen Abschluss, sofern weitere Kompetenzmerkmale belegt werden

Revisoren müssen zusätzlich zur Übersetzungskompetenz eine nachweisbare Erfahrung im Revidieren von Texten mitbringen. Entscheidend ist: Die Revision muss von einer anderen Person als dem Übersetzer durchgeführt werden – eine Selbstkorrektur genügt nicht. Der Dienstleister muss Kompetenzbelege für alle eingesetzten Personen im Qualitätsmanagementsystem vorhalten und beim Audit vorlegen können.

Wie läuft der ISO 17100 Zertifizierungsprozess Schritt für Schritt ab?

Der Ablauf einer ISO 17100 Zertifizierung folgt einem klar strukturierten, international standardisierten Prozess gemäss ISO/IEC 17021 – der Norm für Zertifizierungsstellen. LinquaCert als akkreditierte Zertifizierungsstelle führt diesen Prozess in folgenden Schritten durch:

Schritt 1: Kontaktaufnahme und unverbindliches Angebot

Am Anfang steht eine unverbindliche Kontaktaufnahme. LinquaCert analysiert auf Basis der Unternehmensgrösse, der Sprachkombinationen und des Leistungsumfangs den voraussichtlichen Audit-Aufwand und stellt ein massgeschneidertes Angebot zusammen. In einem ersten Gespräch können offene Fragen geklärt werden, bevor der formale Prozess beginnt.

Schritt 2: Dokumentenprüfung (Stufe 1 – Desk Audit)

In der ersten Stufe übermittelt das Übersetzungsbüro seine Qualitätsmanagementsystem-Dokumentation. LinquaCert prüft, ob die dokumentierten Prozesse, Richtlinien und Nachweise die Anforderungen der ISO 17100 grundsätzlich abdecken. Festgestellte Lücken werden kommuniziert, damit das Unternehmen noch vor dem Vor-Ort-Audit nachbessern kann.

Schritt 3: Zertifizierungsaudit (Stufe 2 – Vor-Ort-Audit)

Das Herzstück des Zertifizierungsprozesses ist das Zertifizierungsaudit. Ein oder mehrere Auditoren von LinquaCert besuchen das Unternehmen (oder führen einen strukturierten Remote-Audit durch) und prüfen die tatsächliche Umsetzung der dokumentierten Prozesse. Es werden Mitarbeitende befragt, Unterlagen gesichtet und exemplarische Auftragsverläufe nachvollzogen. Das Ergebnis ist ein schriftlicher Auditbericht.

Schritt 4: Zertifikatausstellung

Bestätigt das Audit die Normkonformität, stellt LinquaCert das ISO 17100 Zertifikat aus. Es ist drei Jahre gültig und kann im öffentlichen Zertifikatsverzeichnis eingesehen werden. Das Unternehmen erhält ausserdem das LinquaCert-Siegel zur Nutzung in der eigenen Kommunikation.

Wie lange dauert die ISO 17100 Zertifizierung?

Die Gesamtdauer hängt massgeblich davon ab, wie gut vorbereitet das Unternehmen ist. Gut aufgestellte Büros, die bereits über strukturierte Prozesse verfügen, können den Prozess in wenigen Wochen abschliessen. Firmen, die ihr Qualitätsmanagementsystem erst aufbauen oder dokumentieren müssen, sollten mehrere Monate einplanen. LinquaCert begleitet diesen Prozess aktiv und gibt klares Feedback zu offenen Punkten.

Was kostet eine ISO 17100 Zertifizierung?

Die Kosten einer ISO 17100 Zertifizierung setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen und variieren je nach Unternehmen. Pauschalaussagen zu Preisen sind ohne Kenntnis der konkreten Situation nicht seriös möglich. Kostentreiber sind typischerweise:

• Unternehmensgrösse: Mehr Mitarbeitende bedeuten einen höheren Audit-Aufwand.
• Standorte: Mehrere Niederlassungen können separate Auditbesuche erfordern.
• Audit-Format: Vor-Ort-Audits und Remote-Audits unterscheiden sich im Aufwand.
• Kombinationszertifizierungen: Wer gleichzeitig ISO 17100 und ISO 18587 zertifizieren lässt, kann Synergien nutzen.

LinquaCert erstellt auf Basis dieser Parameter ein individuelles, transparentes Angebot. Zusätzlich zu den einmaligen Zertifizierungskosten entstehen Kosten für die jährlichen Überwachungsaudits. Ein Überblick über ein typisches Zertifikat: Beispielzertifikat ansehen.

Welche Unterlagen und Nachweise sind für das Audit erforderlich?

Das Audit prüft sowohl Dokumentation als auch gelebte Praxis. Typische Unterlagen, die vorzubereiten sind:

• Qualitätshandbuch oder gleichwertige Prozessdokumentation
• Kompetenzbelege aller eingesetzten Übersetzer und Revisoren (Diplome, Zeugnisse, Lebensläufe)
• Musteraufträge mit vollständigem Prozessnachweis (Auftrag → Übersetzung → Revision → Lieferung)
• Dokumentierte Auftragsklärungsverfahren und Kundenverträge/AGB
• Terminologieverwaltung und Nachweise zum Einsatz geeigneter Technologie
• Datenschutz- und Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Verfahren zur Reklamationsbearbeitung und internen Auditierung

Was passiert beim Überwachungsaudit und bei der Rezertifizierung?

Ein ausgestelltes ISO 17100 Zertifikat ist keine einmalige Leistung – es erfordert kontinuierliche Normkonformität. Das Zertifizierungssystem sieht folgende Folgeprozesse vor:

Überwachungsaudit (jährlich)

Im ersten und zweiten Jahr nach Zertifizierung findet jeweils ein Überwachungsaudit statt. Dieses ist in der Regel weniger umfangreich als das Erstzertifizierungsaudit und fokussiert auf ausgewählte Prozessbereiche sowie auf Veränderungen im Unternehmen. Es stellt sicher, dass der zertifizierte Dienstleister die Normanforderungen dauerhaft einhält und nicht nur zum Zeitpunkt der Erstauststellung.

Rezertifizierung (nach 3 Jahren)

Nach Ablauf der dreijährigen Gültigkeitsdauer erfolgt eine vollständige Rezertifizierung, vergleichbar mit dem Erstzertifizierungsprozess. LinquaCert erinnert rechtzeitig an den anstehenden Termin. Unternehmen, die ihren PDCA-Zyklus konsequent gelebt haben und die internen Audits korrekt durchgeführt haben, sind in der Regel gut vorbereitet.

Welche Vorteile bringt die ISO 17100 Zertifizierung für Übersetzungsdienstleister?

Das ISO-Zertifikat ist kein Selbstzweck. Der Nutzen zeigt sich auf mehreren Ebenen:

Wettbewerbsvorteil bei Ausschreibungen

Viele öffentliche Auftraggeber, internationale Konzerne und spezialisierte Einkaufsabteilungen setzen eine ISO 17100 Zertifizierung als Mindestanforderung in Ausschreibungsunterlagen voraus. Ohne Zertifikat ist eine Teilnahme häufig nicht möglich – mit Zertifikat verschafft man sich einen belegbaren Vorteil gegenüber nicht-zertifizierten Wettbewerbern.

Kundenvertrauen und internationale Anerkennung

Ein durch eine akkreditierte Stelle ausgestelltes Zertifikat geniesst internationale Anerkennung. Es signalisiert bestehenden und potenziellen Kunden, dass Prozessqualität nicht versprochen, sondern unabhängig geprüft wurde. Das schafft Vertrauen – insbesondere bei Kunden, die selbst unter regulatorischen oder normativen Anforderungen arbeiten. Wie eine ISO-Zertifizierung Übersetzungsdienstleister dabei stärkt, Vertrauen aufzubauen und neue Kunden zu gewinnen, zeigt sich besonders deutlich im direkten Kundengespräch und bei internationalen Ausschreibungen.

Interne Prozessklarheit

Der Zertifizierungsprozess zwingt zur Dokumentation und Überprüfung eigener Abläufe. Das Ergebnis ist häufig eine klarere interne Aufgabenverteilung, weniger Fehler im Prozess und eine bessere Grundlage für Einarbeitung und Qualitätssicherung. Viele Unternehmen berichten, dass die strukturierte Vorbereitung auf das Audit selbst schon einen messbaren internen Nutzen erzeugt.

Darf ein nach ISO 17100 zertifizierter Dienstleister maschinelle Übersetzung einsetzen?

Die ISO 17100 gilt ausdrücklich für menschliche Übersetzungsdienstleistungen. Maschinelle Übersetzung und Post-Editing fallen nicht in den Geltungsbereich dieser Norm – dafür existiert mit ISO 18587 ein eigener Standard. Ein nach ISO 17100 zertifizierter Dienstleister kann maschinelle Übersetzung intern nutzen oder anbieten, muss aber klar kommunizieren, welche Dienstleistungen unter den ISO-17100-Scope fallen und welche nicht. Für Anbieter, die beide Leistungsarten anbieten, ist eine kombinierte Zertifizierung nach ISO 17100 und ISO 18587 möglich und empfehlenswert. Wie kompatibel ISO 17100 und ISO 18587 in der Praxis sind, ist eine Frage, die sich viele Dienstleister stellen, die ihr Portfolio um Post-Editing-Leistungen erweitern möchten.

Welche Rolle spielt ISO/IEC 17021 – und wie wählt man die richtige Zertifizierungsstelle?

ISO/IEC 17021 ist die internationale Norm für Stellen, die Managementsysteme zertifizieren. Sie legt fest, nach welchen Grundsätzen eine Zertifizierungsstelle arbeiten muss: Unparteilichkeit, Kompetenz, Vertraulichkeit und ein transparenter Auditprozess. Nur Zertifizierungsstellen, die selbst nach ISO/IEC 17021 akkreditiert sind, dürfen offiziell ISO-Zertifikate ausstellen, die international anerkannt sind.

Bei der Wahl der Zertifizierungsstelle sollten Übersetzungsbüros auf folgende Punkte achten:

• Akkreditierung nachweisbar? Die Stelle muss eine gültige Akkreditierung nach ISO/IEC 17021 vorweisen können.
• Branchenkenntnis: Auditoren sollten Erfahrung mit Übersetzungsdienstleistern mitbringen, um Prozesse korrekt einordnen zu können.
• Transparenz im Angebot: Klare Kommunikation über Kosten, Audit-Umfang und Ablauf vor Vertragsabschluss.
• Öffentliches Zertifikatsregister: Ausgestellte Zertifikate sollten nachvollziehbar und öffentlich einsehbar sein.

LinquaCert ist seit 2003 als Genossenschaft in Zürich tätig, nach ISO/IEC 17021 akkreditiert und auf die Zertifizierung von Übersetzungsdienstleistern spezialisiert. Alle aktuell gültigen Zertifikate sind öffentlich einsehbar: Aktuelle Zertifikate von LinquaCert.

Wie bereitet sich ein Übersetzungsbüro optimal auf das ISO 17100 Audit vor?

Eine strukturierte Vorbereitung ist der entscheidende Erfolgsfaktor. Die Experten von LinquaCert empfehlen folgende Schritte:

• Normentext beschaffen und verstehen: Der Volltext der ISO 17100 ist die verbindliche Grundlage – ein genaues Lesen aller Anforderungen ist unerlässlich.
• GAP-Analyse durchführen: Bestehende Prozesse systematisch mit den Normanforderungen abgleichen und Lücken identifizieren.
• Dokumentation vervollständigen: Alle relevanten Prozesse schriftlich festhalten – auch solche, die bereits gut funktionieren, aber nicht dokumentiert sind.
• Internen Audit durchführen: Vor dem externen Audit einen internen Durchlauf machen, um noch offene Punkte zu identifizieren.
• Mitarbeitende einbeziehen: Alle Personen, die beim Audit befragt werden könnten, sollten die relevanten Prozesse und ihre eigene Rolle darin kennen.

Welche häufigen Fehler führen beim ISO 17100 Audit zum Nichtbestehen?

Aus der Praxis von LinquaCert sind folgende Schwachstellen besonders häufig:

• Fehlende oder unvollständige Kompetenzbelege für Übersetzer und Revisoren
• Revision nicht klar von der Übersetzung getrennt oder von derselben Person durchgeführt
• Auftragsklärung nicht dokumentiert – mündliche Absprachen gelten nicht als Nachweis
• Kein nachvollziehbarer interner Auditprozess oder kein PDCA-Zyklus in der Praxis
• Terminologiemanagement nur nominell vorhanden, aber nicht aktiv genutzt oder dokumentiert

Gilt die ISO 17100 Zertifizierung auch im Jahr 2026 noch als relevanter Branchenstandard?

Ja. Gerade in einem Marktumfeld, in dem maschinelle Übersetzung und KI-gestützte Tools das Bild der Branche verändern, gewinnt die ISO 17100 als Qualitätsnachweis für menschliche Übersetzungsleistungen an Bedeutung. Sie schafft eine klare Abgrenzung: Wer unter diesem Standard zertifiziert ist, verpflichtet sich zu einer dokumentierten, geprüften und revidierten Übersetzungsqualität – unabhängig davon, welche Hilfsmittel eingesetzt werden. Für Kunden, die auf nachweisliche Qualität angewiesen sind, bleibt das Zertifikat ein zentrales Entscheidungskriterium. Die Norm wird aktiv gepflegt und ihre Relevanz in Ausschreibungen und Rahmenverträgen ist ungebrochen.

Häufige Fragen zur ISO 17100 Zertifizierung