ISO-Zertifizierung

ISO 17100 Dokumentation: Welche Nachweise benötigt ein Übersetzungsbüro?

Lesezeit: ca. 18 Minuten

Autor: Redaktion LinquaCert

ISO 17100
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Dokumentation & Nachweise
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Qualitätsmanagement

ISO 17100 Dokumentation bezeichnet die Gesamtheit aller schriftlichen Nachweise, Prozessdokumente und Qualitätsaufzeichnungen, die ein Übersetzungsdienstleister gemäss der Norm ISO 17100 erstellen, aktuell halten und im Audit vorlegen muss. Diese Dokumente sind keine bürokratische Pflichtübung – sie sind der materielle Beweis dafür, dass Ihr Übersetzungsunternehmen einen normativen Qualitätsprozess tatsächlich lebt, nicht nur beschreibt.

Für Inhaber, Geschäftsführer und Qualitätsmanager von Übersetzungsbüros stellt sich vor der Erstzertifizierung – und ebenso vor jedem Folgeaudit – dieselbe praktische Frage: Welche Dokumente müssen tatsächlich vorhanden sein? Welche Aufzeichnungen werden geprüft? Und welche Lücken führen zur Nichtkonformität?

Dieser Artikel beantwortet diese Fragen systematisch. Er unterscheidet zwischen zwingend geforderten Dokumenten und empfohlenen Unterlagen, erklärt den Unterschied zwischen Dokumenten und Aufzeichnungen, zeigt normkonforme Strukturen für Workflow, Qualifikationsnachweise und Revisionsdokumentation – und gibt praktische Orientierung für den Aufbau eines vollständigen ISO-17100-Dokumentationspakets.

Kurz zusammengefasst

ISO 17100 verlangt eine klar strukturierte Dokumentation, die zwingend vorgeschriebene Prozessdokumente, Qualifikationsnachweise für Übersetzer und Revisoren sowie lückenlose Qualitätsaufzeichnungen umfasst – ohne diese Unterlagen ist eine Norm-Konformität nicht nachweisbar.

Die Norm unterscheidet klar zwischen lenkbaren Dokumenten (z. B. Arbeitsanweisungen, die versioniert und freigegeben werden müssen) und Aufzeichnungen (z. B. Revisionsprotokolle, die nachträglich nicht verändert werden dürfen).

Ein vollständiges Dokumentationspaket lässt sich systematisch aufbauen – entscheidend ist, dass jedes Dokument zum tatsächlich gelebten Prozess passt und im Audit belastbar nachgewiesen werden kann.

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel bezieht sich ausschliesslich auf ISO 17100 in ihrer aktuell geltenden Fassung. ISO 17100 regelt Übersetzungsprozesse, bei denen menschliche Übersetzer und Revisoren tätig sind. Sobald maschinell erzeugter Übersetzungsoutput mit anschliessendem Post-Editing Teil des Prozesses ist, greift nicht ISO 17100, sondern ISO 18587. Beide Normen werden derzeit weiterentwickelt – über konkrete zukünftige Normversionen oder -zusammenführungen werden wir informieren, sobald diese verbindlich in Kraft treten.

Das Wichtigste in Kürze

Praxis-Einschätzung der Experten von LinquaCert

„In unserer Auditerfahrung scheitern Übersetzungsbüros selten daran, dass sie keinen Prozess haben – sondern daran, dass ihr Prozess und ihre Dokumentation auseinanderfallen. Ein Dokument, das einen Ablauf beschreibt, den niemand im Unternehmen tatsächlich so lebt, ist im Audit eine Nichtkonformität, keine Stärke. Die glaubwürdigste ISO-17100-Dokumentation ist die, die den echten Alltag eines Übersetzungsbüros abbildet – lückenlos, konsistent und nachvollziehbar.“

— Experten von LinquaCert, Zertifizierungsstelle für Übersetzungsdienstleister

1. Was ist ISO 17100 Dokumentation und warum ist sie das Herzstück der Zertifizierung?

ISO 17100 Dokumentation ist kein separater Teil der Norm – sie ist die Bedingung, unter der alle anderen Normanforderungen erst überprüfbar werden. Die Norm selbst legt fest, welche Anforderungen ein Übersetzungsdienstleister an Kompetenzen, Prozesse und Ressourcen erfüllen muss. Ohne schriftliche Nachweise ist jedoch nicht feststellbar, ob diese Anforderungen tatsächlich erfüllt sind.

Aus diesem Grund durchzieht die Dokumentationspflicht die gesamte Norm: Von der Qualifikation der beteiligten Personen über die Beschreibung des Übersetzungsworkflows bis hin zur Aufzeichnung jedes einzelnen Revisionsvorgangs. Der Auditor kann nur das bewerten, was dokumentiert vorliegt. Was nicht aufgezeichnet ist, gilt im Audit als nicht nachgewiesen.

Dabei hat ISO-17100-Dokumentation eine doppelte Funktion. Erstens ist sie der formale Nachweis gegenüber der Zertifizierungsstelle. Zweitens ist sie ein internes Steuerungsinstrument: Klare Arbeitsanweisungen, konsistente Prozessbeschreibungen und nachvollziehbare Qualitätsaufzeichnungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten im Tagesgeschäft dasselbe Qualitätsverständnis teilen.

Für Übersetzungsunternehmen, die ein ISO-Zertifikat anstreben oder erhalten haben, bedeutet das: Die Dokumentation muss lebendig sein. Sie darf nicht einmalig für das Audit erstellt und danach nicht mehr gepflegt werden. Die Norm erwartet ein aktiv geführtes, aktuelles Qualitätsmanagementsystem – und genau das muss die Dokumentation widerspiegeln.

2. Welche Dokumente schreibt ISO 17100 zwingend vor?

ISO 17100 nennt in verschiedenen Abschnitten konkret Dokumente, die vorhanden und verfügbar sein müssen. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen: dokumentierte Prozesse und Verfahren, Qualifikationsnachweise für beteiligte Personen sowie Qualitätsaufzeichnungen auf Projektebene.

Dokumentierte Prozesse und Verfahren

Der gesamte Übersetzungsworkflow muss dokumentiert sein – von der Anfrage über die Vorbereitung, Übersetzung, Revision und ggf. Überprüfung bis zur abschliessenden Lieferung. Ebenso müssen Verfahren für den Umgang mit Kundenreklamationen sowie für den Umgang mit nicht-konformen Dienstleistungen schriftlich festgelegt sein.

Qualifikationsnachweise für Übersetzer und Revisoren

ISO 17100 definiert konkrete Kompetenzanforderungen für Übersetzer und Revisoren. Diese Anforderungen müssen für jede eingesetzte Person nachweislich erfüllt sein. Die Dokumentation muss belegen, auf welcher Grundlage die Kompetenz festgestellt wurde – sei es durch Abschlüsse, Weiterbildungen, nachgewiesene Berufserfahrung oder eine Kombination davon.

Qualitätsaufzeichnungen auf Projektebene

Für jedes Projekt müssen Aufzeichnungen geführt werden, die belegen, dass die vorgeschriebenen Prozessschritte tatsächlich durchgeführt wurden. Dazu gehören insbesondere der Nachweis, dass eine Revision stattgefunden hat, und die Dokumentation etwaiger Qualitätsprüfungen. Diese Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar, vollständig und dauerhaft verfügbar sein.

3. Welche Dokumente empfiehlt ISO 17100, ohne sie explizit zu fordern?

Neben den zwingend vorgeschriebenen Unterlagen gibt es eine Reihe von Dokumenten, die in der Auditorenpraxis häufig erwartet werden oder die massgeblich dazu beitragen, dass ein Übersetzungsbüro seine Norm-Konformität glaubwürdig nachweisen kann – auch wenn ISO 17100 sie nicht explizit als zwingend benennt.

Dazu zählen insbesondere detaillierte Arbeitsanweisungen für einzelne Prozessphasen, Terminologie-Richtlinien und Styleguides, die sicherstellen, dass alle Übersetzer konsistent arbeiten, sowie schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarungen mit freiberuflichen Mitarbeitern. Auch Formblätter für die Auftragsannahme und Lieferung, Checklisten für die abschliessende Qualitätsprüfung sowie ein dokumentiertes Verfahren zur Lieferantenbeurteilung (d. h. zur Auswahl und Beurteilung externer Übersetzer und Revisoren) sind in gut aufgestellten QM-Systemen standardmässig vorhanden.

Diese ergänzenden Dokumente erhöhen die Belastbarkeit der Dokumentation erheblich. Sie zeigen, dass das Qualitätsmanagementsystem nicht auf dem Papier endet, sondern in den operativen Alltag des Übersetzungsbüros integriert ist. Im Audit kann das den Unterschied zwischen einer überzeugenden Darstellung und einer unvollständigen Selbstauskunft ausmachen.

4. Was ist der Unterschied zwischen Dokumenten und Aufzeichnungen nach ISO 17100?

Diese Unterscheidung ist grundlegend für den normativen Umgang mit der eigenen Dokumentation – und wird in der Praxis häufig unterschätzt oder falsch gehandhabt.

Dokumente sind vorausschauend: Sie beschreiben, wie etwas gemacht werden soll. Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Qualitätsrichtlinien und Formulare sind Dokumente. Sie müssen gelenkt werden – das heisst, sie benötigen Versionierung, Freigabe und eine klare Verteilung. Wenn ein Dokument aktualisiert wird, muss sichergestellt sein, dass alle Beteiligten mit der aktuellen Version arbeiten und veraltete Versionen aus dem Umlauf genommen werden.

Aufzeichnungen sind rückblickend: Sie belegen, dass etwas so durchgeführt wurde, wie es vorgeschrieben war. Revisionsprotokolle, Projektfreigaben, Qualifikationsnachweise und Lieferbelege sind Aufzeichnungen. Sie dürfen nachträglich nicht verändert werden – ihre Integrität ist ihr Nachweiswert.

Im Audit prüft die Zertifizierungsstelle beide Kategorien separat. Fehlende Lenkung von Dokumenten (z. B. keine Versionsnummer, keine Freigabe) und unvollständige Aufzeichnungen (z. B. kein Nachweis, dass die Revision tatsächlich durchgeführt wurde) zählen zu den häufigsten Nichtkonformitäten – unabhängig davon, wie gut die beschriebenen Prozesse inhaltlich sind.

5. Wie muss die Prozessdokumentation für den Übersetzungsworkflow aufgebaut sein?

Die Prozessdokumentation für den Übersetzungsworkflow ist das inhaltliche Kernstück der ISO-17100-Dokumentation. Sie muss den gesamten Ablauf von der Auftragsannahme bis zur Lieferung abbilden – und zwar so, dass ein sachkundiger Dritter (z. B. ein Auditor) den Prozess nachvollziehen und überprüfen kann.

Ein normkonformer Workflow umfasst mindestens folgende dokumentierte Phasen:

• Vorbereitung: Analyse des Ausgangs- und Zieldokuments, Klärung von Terminologie, Zielpublikum und Vorgaben des Kunden.
• Übersetzung: Durchführung durch eine Person, die die Kompetenzanforderungen der Norm erfüllt.
• Revision: Zweisprachige Überprüfung durch eine von der Übersetzungsperson verschiedene, ebenfalls qualifizierte Person (Vier-Augen-Prinzip).
• Überprüfung (optional, aber häufig empfohlen): Zielsprachliche Prüfung auf Eignung für den vorgesehenen Verwendungszweck.
• Abschluss und Lieferung: Abschliessende Qualitätsprüfung, Freigabe und dokumentierte Übergabe an den Kunden.

Jede Phase muss nicht nur beschrieben sein – es muss auch definiert sein, wer verantwortlich ist, welche Hilfsmittel eingesetzt werden dürfen und wie das Ergebnis jeder Phase dokumentiert wird.

Ein häufiger Fehler ist die Verwendung von Flowcharts ohne begleitende Textdokumentation. Ablaufdiagramme sind nützliche Hilfsmittel zur Visualisierung, ersetzen jedoch keine normativen Prozessbeschreibungen, die Verantwortlichkeiten, Kriterien und Schnittstellen klar benennen.

6. Welche Qualifikationsnachweise müssen für Übersetzer und Revisoren dokumentiert werden?

ISO 17100 definiert in Abschnitt 3 und im normativen Anhang konkrete Anforderungen an die Kompetenzen der im Übersetzungsprozess eingesetzten Personen. Diese Anforderungen gelten sowohl für interne Mitarbeiter als auch für externe Freiberufler, die im Namen des Übersetzungsdienstleisters tätig sind.

Die Norm akzeptiert verschiedene Wege zum Nachweis der Kompetenz. Dazu zählen ein anerkannter Abschluss in Übersetzung oder einem fachlich verwandten Studiengang, ein Abschluss in einem anderen Fach kombiniert mit nachgewiesener Übersetzungserfahrung sowie eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung, Schulung und nachgewiesener Berufserfahrung.

Für die Dokumentation bedeutet das: Für jede Person, die im Rahmen eines ISO-17100-konformen Projekts als Übersetzer oder Revisor tätig ist, muss nachweislich belegt sein, auf welchem dieser Wege die Kompetenz festgestellt wurde. Das kann durch Kopien von Abschlüssen, Lebensläufe, Nachweise abgeschlossener Weiterbildungen oder dokumentierte Kompetenzprüfungen des Übersetzungsunternehmens geschehen.

Besonders wichtig: Für den Revisor gelten dieselben Qualifikationsanforderungen wie für den Übersetzer – der Revisor muss also zusätzlich kompetent im Sprachenpaar sein und darf nicht dieselbe Person sein wie der Übersetzer des jeweiligen Projekts.

Ein systematisches Kompetenzregister – also eine gepflegte Übersicht aller eingesetzten Personen mit ihren jeweiligen Sprachenpaaren, Fachbereichen und Qualifikationsnachweisen – ist in der Auditpraxis ein bewährtes Instrument, um diesen Anforderungen strukturiert zu begegnen.

7. Wie dokumentiert man die Revisionspflicht und das Vier-Augen-Prinzip normkonform?

Die Revision ist einer der zentralen normativen Bausteine von ISO 17100. Die Norm schreibt vor, dass jede Übersetzung durch eine qualifizierte, von der übersetzenden Person verschiedene Person revidiert werden muss. Dieses Vier-Augen-Prinzip muss nicht nur prozessual beschrieben, sondern für jedes Projekt auch konkret aufgezeichnet sein.

Eine normkonforme Revisionsdokumentation muss mindestens folgende Informationen enthalten:

• Identifikation des Projekts (Projektnummer oder Auftragsnummer)
• Identifikation des Übersetzers und des Revisors (diese müssen voneinander verschieden sein)
• Datum oder Zeitraum der Revision
• Ergebnis der Revision (ggf. festgestellte Fehler, Änderungen, Freigabe)

Das Revisionsprotokoll kann in unterschiedlichen Formaten geführt werden – als separates Formular, als Eintrag im Projektmanagementsystem oder als Track-Changes-Version im übersetzten Dokument, sofern der Urheber der Änderungen klar zuordenbar ist und das Datum der Revision dokumentiert ist.

Was nicht ausreicht: Eine allgemeine Aussage, dass Revisionen stattfinden. Der Auditor wird für eine Stichprobe von Projekten überprüfen, ob die Revisionspflicht tatsächlich und nachweislich umgesetzt wurde. Fehlende Revisionsaufzeichnungen für einzelne Projekte können bereits als Nichtkonformität bewertet werden.

8. Was gehört in eine normkonforme Projektdokumentation nach ISO 17100?

Die Projektdokumentation bildet das operative Herzstück der ISO-17100-Aufzeichnungen. Sie muss für jedes Projekt, das unter ISO 17100 abgewickelt wird, individuell vorliegen und die Durchführung aller relevanten Prozessschritte belegen.

Zu den wesentlichen Bestandteilen einer normkonformen Projektdokumentation gehören:

• Auftragsunterlagen: Dokumentierter Projektumfang, Sprachenpaar, Verwendungszweck, Kundenvorgaben, Terminologieregelungen.
• Ressourcenzuweisung: Nachweis, welcher Übersetzer und welcher Revisor für das Projekt eingesetzt wurde.
• Revisionsdokumentation: Nachweis der durchgeführten Revision (siehe Abschnitt 7).
• Qualitätsprüfung und Freigabe: Aufzeichnung der abschliessenden Prüfung und der Freigabe zur Lieferung.
• Liefernachweis: Dokumentation, dass die Übersetzung dem Kunden übergeben wurde.
• Kommunikation mit dem Kunden: Relevante Absprachen, Änderungswünsche oder Abweichungen vom ursprünglichen Auftrag, sofern sie den Prozess beeinflusst haben.

Die Projektdokumentation muss nicht zwingend in einem einzigen Dokument zusammengefasst sein. Entscheidend ist, dass alle relevanten Informationen einem Projekt eindeutig zugeordnet und für den Auditor zugänglich sind – unabhängig davon, ob sie in einem Projektmanagementsystem, einer Dateiablage oder einem anderen System verwaltet werden.

9. Wie lange müssen Dokumente und Aufzeichnungen nach ISO 17100 aufbewahrt werden?

ISO 17100 enthält keine explizite, einheitliche Vorgabe zu einer bestimmten Aufbewahrungsfrist. Die Norm verlangt jedoch, dass Aufzeichnungen verfügbar und lesbar gehalten werden – und zwar für den Zeitraum, der als notwendig bestimmt wurde, um die Konformität mit den Anforderungen der Norm zu belegen.

In der Praxis bedeutet das: Das Übersetzungsunternehmen muss selbst festlegen, wie lange Dokumente und Aufzeichnungen aufbewahrt werden – und diese Festlegung muss dokumentiert sein. Dabei sind folgende Überlegungen relevant:

• Aufzeichnungen müssen mindestens über den Zeitraum bis zum nächsten Audit und darüber hinaus verfügbar sein, da der Auditor typischerweise Stichproben aus dem Zeitraum seit der letzten Prüfung zieht.
• Für bestimmte Dokumente – insbesondere Qualifikationsnachweise von Übersetzern und Revisoren – empfiehlt sich eine längere Aufbewahrungsdauer, da sie die Grundlage der gesamten Kompetenzdarstellung des Unternehmens bilden.
• Gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten können im jeweiligen Land oder für bestimmte Kundenbereiche (z. B. pharmazeutische oder rechtliche Übersetzungen) längere Fristen vorschreiben – diese überlagern die normativen Mindestanforderungen.

Ein dokumentiertes Aufbewahrungskonzept – das für verschiedene Dokumentarten unterschiedliche Fristen festlegt und Verantwortlichkeiten für die Archivierung benennt – ist sowohl normkonform als auch eine sinnvolle organisatorische Massnahme für jedes Übersetzungsunternehmen.

10. Wie verwaltet und versioniert man ISO-17100-Dokumente revisionssicher?

Dokumentenlenkung ist einer der Bereiche, in dem Übersetzungsbüros im Audit regelmässig Schwachstellen offenbaren. ISO 17100 verlangt – analog zu anderen Managementsystemnormen –, dass Dokumente gesteuert werden: Sie müssen eindeutig identifiziert, freigegeben, aktuell gehalten und bei Änderungen in einer nachvollziehbaren Weise angepasst werden.

Die Mindestanforderungen an eine normkonforme Dokumentenlenkung umfassen:

• Eindeutige Identifikation: Jedes Dokument trägt einen klaren Titel, eine Dokumentennummer, ein Datum und eine Versionsnummer.
• Freigabe: Neue oder geänderte Dokumente werden von einer autorisierten Person freigegeben, bevor sie in Kraft treten.
• Änderungshistorie: Veränderungen gegenüber der Vorversion sind nachvollziehbar dokumentiert – z. B. durch eine Änderungsübersicht am Ende des Dokuments.
• Sicherstellung der aktuellen Version: Alle Beteiligten arbeiten mit der jeweils gültigen Version; veraltete Fassungen sind als ungültig gekennzeichnet oder aus dem Umlauf genommen.

Diese Anforderungen lassen sich sowohl in einfachen Dateiablagen (z. B. einem freigegebenen Ordnersystem mit klarer Namenskonvention) als auch in spezialisierten Dokumentenmanagementsystemen umsetzen. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern die konsequente Anwendung des festgelegten Systems.

11. Welche Dokumentationsfehler führen im Audit am häufigsten zur Nichtkonformität?

Bestimmte Dokumentationslücken treten in der Auditpraxis wiederholt auf. Wer diese kennt, kann gegensteuern – bevor der Auditor darauf stösst.

Fehlende oder unvollständige Revisionsnachweise

Der häufigste Befund: Für einzelne Projekte fehlt der dokumentierte Nachweis, dass eine Revision stattgefunden hat – oder Übersetzer und Revisor sind dieselbe Person. Beides ist eine direkte Nichtkonformität.

Qualifikationsnachweise für externe Mitarbeiter fehlen

Übersetzungsbüros, die mit Freiberuflern arbeiten, stehen vor der Aufgabe, auch für diese Personen die normativen Qualifikationsnachweise vorzuhalten. Fehlen diese, kann die Norm-Konformität für Projekte mit externen Ressourcen nicht belegt werden.

Prozessdokumentation stimmt nicht mit dem gelebten Prozess überein

Wenn Arbeitsanweisungen einen Workflow beschreiben, der so nicht mehr praktiziert wird – z. B. weil ein Tool gewechselt wurde oder eine Prozessphase weggefallen ist –, entsteht eine Diskrepanz, die im Audit sofort sichtbar wird.

Dokumente ohne Versionierung oder Freigabe

Prozessbeschreibungen ohne Versionsnummer, Datum und Freigabevermerk werden im Audit nicht als gelenkte Dokumente anerkannt. Das schwächt die gesamte Glaubwürdigkeit der Dokumentation.

Kein Verfahren für nicht-konforme Dienstleistungen

Das Fehlen eines dokumentierten Verfahrens für den Umgang mit Qualitätsmängeln oder Reklamationen – z. B. wie ein fehlerhaftes Dokument identifiziert, gesperrt und korrigiert wird – ist eine klassische Nichtkonformität, die in vielen Erstzertifizierungsaudits auftaucht.

12. Wie unterscheidet sich die Dokumentationsstruktur von ISO 17100 und ISO 9001?

ISO 9001 ist eine generische Managementsystemnorm, die branchenunabhängig auf nahezu jede Organisation anwendbar ist. ISO 17100 ist eine fachspezifische Norm für Übersetzungsdienstleister – sie adressiert nicht allgemeine Managementprinzipien, sondern konkrete Anforderungen an Prozesse, Ressourcen und Kompetenzen im Übersetzungsbereich.

ISO 9001 verlangt ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem mit definierten Elementen wie Kontext der Organisation, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Leistungsbewertung und Verbesserung. Die Dokumentationsanforderungen von ISO 9001 sind daher strukturell breiter und schliessen Elemente ein wie das Qualitätsmanagementhandbuch (obwohl nicht mehr zwingend vorgeschrieben), Risikobewertungen und Managementbewertungen.

ISO 17100 hingegen ist stärker operativ ausgerichtet. Sie fragt nicht, wie das Unternehmen strategisch gesteuert wird, sondern wie der Übersetzungsprozess im Einzelfall funktioniert – welche Personen beteiligt sind, welche Qualifikationen sie mitbringen, welche Schritte durchlaufen werden und wie das Ergebnis dokumentiert ist.

Für Übersetzungsunternehmen, die beide Normen anstreben, ist eine integrierte Dokumentationsstruktur möglich und sinnvoll. Die ISO-9001-Elemente bilden den übergeordneten Managementrahmen, während die ISO-17100-spezifischen Prozess- und Qualifikationsdokumente den fachlichen Kern abdecken. Elemente, die in beiden Normen gefordert werden – z. B. der Umgang mit nicht-konformen Dienstleistungen – lassen sich in gemeinsamen Dokumenten zusammenführen.

13. Wie lassen sich ISO 17100 und ISO 18587 in einer gemeinsamen Dokumentationsstruktur abbilden?

ISO 17100 und ISO 18587 decken zwei klar getrennte Dienstleistungsbereiche ab. ISO 17100 gilt für Übersetzungsprozesse, die vollständig durch menschliche Übersetzer und Revisoren durchgeführt werden. ISO 18587 gilt für Post-Editing-Prozesse, bei denen maschinell erzeugter Übersetzungsoutput durch menschliche Post-Editoren überarbeitet wird. Beide Normen schliessen sich gegenseitig nicht aus – sie gelten für unterschiedliche Prozesse, die ein Übersetzungsunternehmen nebeneinander anbieten kann.

Für Unternehmen, die nach beiden Normen zertifiziert sind oder eine solche Doppelzertifizierung anstreben, ist eine gemeinsame Dokumentationsstruktur möglich. Die grundlegenden Elemente – Unternehmenspolitik, Dokumentenlenkung, Aufbewahrungsregeln, Verfahren bei Nichtkonformitäten – können in einem gemeinsamen Rahmenwerk verwaltet werden. Die normenspezifischen Prozess- und Kompetenzanforderungen werden davon getrennt und jeweils einem der beiden Normbereiche zugeordnet.

Entscheidend ist die klare Projektklassifikation: Für jedes Projekt muss aus der Dokumentation eindeutig hervorgehen, ob es als ISO-17100-konformer Übersetzungsauftrag oder als ISO-18587-konformer Post-Editing-Auftrag abgewickelt wurde. Eine Vermischung der Normbereiche innerhalb desselben Projekts – z. B. ein Prozess, der maschinell erzeugte Segmente und rein menschlich übersetzte Segmente ohne klare Abgrenzung kombiniert – führt zu Abgrenzungsproblemen, die im Audit problematisch werden können.

Beide Normen befinden sich aktuell in einem Überarbeitungsprozess. Sobald neue Normversionen verbindlich verabschiedet sind, werden die Auswirkungen auf bestehende Dokumentationsstrukturen zu bewerten sein. LinquaCert informiert zertifizierte Unternehmen über normrelevante Änderungen.

14. Welche digitalen Tools eignen sich für die ISO-17100-Dokumentation in Übersetzungsunternehmen?

ISO 17100 schreibt keine bestimmten Tools oder Softwarelösungen vor. Die Wahl des Werkzeugs ist Sache des Übersetzungsunternehmens – entscheidend ist, dass das verwendete System die normativen Anforderungen erfüllen kann, insbesondere hinsichtlich Dokumentenlenkung, Aufzeichnungssicherheit und Nachvollziehbarkeit.

In der Praxis bewähren sich grundsätzlich drei Kategorien von Lösungen:

Übersetzungsmanagementsysteme (TMS)

Spezialisierte TMS-Lösungen bieten häufig integrierte Funktionen für die Projektverwaltung, die Zuweisung von Ressourcen und die Protokollierung von Arbeitsschritten. Wenn ein TMS die Möglichkeit bietet, Übersetzer und Revisor einem Projekt zuzuordnen und Freigaben zu protokollieren, kann es einen grossen Teil der Aufzeichnungspflichten automatisch abdecken.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Für die Lenkung von QMS-Dokumenten – Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Formulare – eignen sich DMS-Lösungen, die Versionierung, Freigabehistorien und Zugriffssteuerung unterstützen. Auch cloud-basierte Lösungen mit entsprechenden Freigabe- und Versionierungsfunktionen sind geeignet, sofern die Integrität der Aufzeichnungen gewährleistet ist.

Einfache, strukturierte Dateiablagen

Für kleinere Übersetzungsbüros kann eine gut strukturierte, freigegebene Dateiablage mit klarer Namenskonvention, Versionierung in Dateinamen und schriftlich festgelegter Zugriffsregelung ausreichend sein. Entscheidend ist auch hier die konsequente Anwendung – nicht die technische Komplexität des Systems.

15. Wie baut man ein vollständiges ISO-17100-Dokumentationspaket von Grund auf auf?

Der Aufbau eines vollständigen Dokumentationspakets ist eine systematische Aufgabe, die am effizientesten in Phasen unterteilt wird. Eine bewährte Vorgehensweise sieht wie folgt aus:

Phase 1: Bestandsaufnahme und Gap-Analyse

Welche Dokumente und Aufzeichnungen existieren bereits? Welche normativen Anforderungen sind bereits abgedeckt, welche nicht? Die Gap-Analyse zeigt, wo Handlungsbedarf besteht – und ermöglicht eine gezielte Priorisierung.

Phase 2: Aufbau der Prozessdokumentation

Der Übersetzungsworkflow wird vollständig dokumentiert. Jede Prozessphase erhält eine klare Beschreibung mit Verantwortlichkeiten, Eingaben, Ausgaben und Qualitätskriterien. Ergänzende Arbeitsanweisungen für häufige Sonderkonstellationen – z. B. dringende Aufträge, fehlende Terminologievorgaben des Kunden – werden parallel entwickelt.

Phase 3: Erstellung des Kompetenzregisters

Für alle internen und externen Übersetzer und Revisoren werden Qualifikationsnachweise gesammelt und in einem strukturierten Register zusammengeführt. Das Register wird auf dem aktuellen Stand gehalten und bei Änderungen im Team sofort aktualisiert.

Phase 4: Einführung der Aufzeichnungsroutinen

Formulare und Protokollvorlagen für Revisionsnachweise, Projektfreigaben und Lieferbelege werden erstellt und in den operativen Alltag integriert. Die konsequente Anwendung dieser Routinen – für jedes Projekt, ohne Ausnahme – ist entscheidend.

Phase 5: Dokumentenlenkungssystem einrichten

Alle erstellten Dokumente werden in das Dokumentenlenkungssystem aufgenommen: Versionierung, Freigabeverfahren und Aufbewahrungsregeln werden verbindlich festgelegt.

Phase 6: Interne Überprüfung vor dem Audit

Vor dem Audit empfiehlt es sich, das Dokumentationspaket intern oder mit externer Unterstützung auf Vollständigkeit und Konsistenz zu überprüfen. Dabei wird die Auditperspektive eingenommen: Welche Fragen würde ein Auditor stellen – und welche Dokumente und Aufzeichnungen liefern die Antworten?

Dokumentationsanforderungen nach ISO 17100: Überblick

Dokumenttyp	Kategorie	Normstatus	Hinweis
Prozessbeschreibung Übersetzungsworkflow	Dokument	Zwingend	Muss alle Phasen von Auftragsannahme bis Lieferung abdecken
Qualifikationsnachweise Übersetzer	Aufzeichnung	Zwingend	Gilt für interne und externe Übersetzer gleichermassen
Qualifikationsnachweise Revisoren	Aufzeichnung	Zwingend	Gleiche Anforderungen wie für Übersetzer; Personenverschiedenheit erforderlich
Revisionsprotokoll je Projekt	Aufzeichnung	Zwingend	Muss Datum, Revisor und Ergebnis enthalten
Verfahren bei Nichtkonformitäten	Dokument	Zwingend	Inkl. Reklamationsbehandlung
Arbeitsanweisungen (detailliert)	Dokument	Empfohlen	Unterstützen Konsistenz und Auditierbarkeit erheblich
Kompetenzregister (Übersetzer/Revisoren)	Dokument/Aufzeichnung	Empfohlen	Strukturiert Qualifikationsnachweise übersichtlich
Lieferantenbeurteilung (externe Ressourcen)	Dokument/Aufzeichnung	Empfohlen	Grundlage der Ressourcenauswahl
Terminologierichtlinien / Styleguides	Dokument	Empfohlen	Sichert sprachliche Konsistenz projektübergreifend

Häufige Fragen zur ISO 17100 Dokumentation

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Eine vollständige, konsistente ISO-17100-Dokumentation ist die Voraussetzung für einen erfolgreichen Auditorenbesuch – und der Beweis, dass Ihr Übersetzungsunternehmen Qualität nicht nur verspricht, sondern nachvollziehbar lebt. Ob Sie eine Erstzertifizierung vorbereiten oder Ihr bestehendes Dokumentationspaket auf Schwachstellen prüfen möchten: LinquaCert begleitet Sie als unabhängige Schweizer Zertifizierungsstelle mit klarem Fokus auf Transparenz und belastbaren Auditergebnissen.

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