ISO-Zertifizierung<\/p>\n
ISO 17100 Dokumentation: Welche Nachweise ben\u00f6tigt ein \u00dcbersetzungsb\u00fcro?<\/h1>\n
Lesezeit: ca. 18 Minuten<\/p>\n
Autor: Redaktion LinquaCert<\/p>\n<\/div>\n
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\n \u00b7<\/span>
\n Dokumentation & Nachweise<\/span>
\n \u00b7<\/span>
\n Qualit\u00e4tsmanagement<\/span>\n<\/div>\n
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ISO 17100 Dokumentation bezeichnet die Gesamtheit aller schriftlichen Nachweise, Prozessdokumente und Qualit\u00e4tsaufzeichnungen, die ein \u00dcbersetzungsdienstleister gem\u00e4ss der Norm ISO 17100 erstellen, aktuell halten und im Audit vorlegen muss. Diese Dokumente sind keine b\u00fcrokratische Pflicht\u00fcbung \u2013 sie sind der materielle Beweis daf\u00fcr, dass Ihr \u00dcbersetzungsunternehmen einen normativen Qualit\u00e4tsprozess tats\u00e4chlich lebt, nicht nur beschreibt.<\/p>\n
F\u00fcr Inhaber, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer und Qualit\u00e4tsmanager von \u00dcbersetzungsb\u00fcros stellt sich vor der Erstzertifizierung \u2013 und ebenso vor jedem Folgeaudit \u2013 dieselbe praktische Frage: Welche Dokumente m\u00fcssen tats\u00e4chlich vorhanden sein? Welche Aufzeichnungen werden gepr\u00fcft? Und welche L\u00fccken f\u00fchren zur Nichtkonformit\u00e4t?<\/p>\n
Dieser Artikel beantwortet diese Fragen systematisch. Er unterscheidet zwischen zwingend geforderten Dokumenten und empfohlenen Unterlagen, erkl\u00e4rt den Unterschied zwischen Dokumenten und Aufzeichnungen, zeigt normkonforme Strukturen f\u00fcr Workflow, Qualifikationsnachweise und Revisionsdokumentation \u2013 und gibt praktische Orientierung f\u00fcr den Aufbau eines vollst\u00e4ndigen ISO-17100-Dokumentationspakets.<\/p>\n<\/div>\n
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Kurz zusammengefasst<\/h2>\n
ISO 17100 verlangt eine klar strukturierte Dokumentation, die zwingend vorgeschriebene Prozessdokumente, Qualifikationsnachweise f\u00fcr \u00dcbersetzer und Revisoren sowie l\u00fcckenlose Qualit\u00e4tsaufzeichnungen umfasst \u2013 ohne diese Unterlagen ist eine Norm-Konformit\u00e4t nicht nachweisbar.<\/p>\n
Die Norm unterscheidet klar zwischen lenkbaren Dokumenten (z. B. Arbeitsanweisungen, die versioniert und freigegeben werden m\u00fcssen) und Aufzeichnungen (z. B. Revisionsprotokolle, die nachtr\u00e4glich nicht ver\u00e4ndert werden d\u00fcrfen).<\/p>\n
Ein vollst\u00e4ndiges Dokumentationspaket l\u00e4sst sich systematisch aufbauen \u2013 entscheidend ist, dass jedes Dokument zum tats\u00e4chlich gelebten Prozess passt und im Audit belastbar nachgewiesen werden kann.<\/p>\n<\/div>\n
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Beide Normen werden derzeit weiterentwickelt \u2013 \u00fcber konkrete zuk\u00fcnftige Normversionen oder -zusammenf\u00fchrungen werden wir informieren, sobald diese verbindlich in Kraft treten.<\/p>\n<\/div>\n <\/p>\n ISO 17100 fordert zwingend bestimmte dokumentierte Prozesse, Qualifikationsnachweise und Qualit\u00e4tsaufzeichnungen \u2013 wer diese nicht vollst\u00e4ndig vorlegt, kann keine Norm-Konformit\u00e4t nachweisen.<\/p>\n<\/p><\/div>\n Die Unterscheidung zwischen Dokumenten (lenk- und versionierbar) und Aufzeichnungen (unver\u00e4nderliche Belege) ist f\u00fcr die normkonforme Dokumentationsstrategie grundlegend.<\/p>\n<\/p><\/div>\n Ein gut aufgebautes Dokumentationspaket sch\u00fctzt nicht nur im Audit, sondern schafft intern Klarheit \u00fcber Verantwortlichkeiten, Abl\u00e4ufe und Qualit\u00e4tsstandards \u2013 ein echter Wettbewerbsvorteil gegen\u00fcber nicht-zertifizierten Anbietern.<\/p>\n<\/p><\/div>\n<\/div>\n <\/p>\n \u201eIn unserer Auditerfahrung scheitern \u00dcbersetzungsb\u00fcros selten daran, dass sie keinen Prozess haben \u2013 sondern daran, dass ihr Prozess und ihre Dokumentation auseinanderfallen. Ein Dokument, das einen Ablauf beschreibt, den niemand im Unternehmen tats\u00e4chlich so lebt, ist im Audit eine Nichtkonformit\u00e4t, keine St\u00e4rke. Die glaubw\u00fcrdigste ISO-17100-Dokumentation ist die, die den echten Alltag eines \u00dcbersetzungsb\u00fcros abbildet \u2013 l\u00fcckenlos, konsistent und nachvollziehbar.“<\/p>\n \u2014 Experten von LinquaCert, Zertifizierungsstelle f\u00fcr \u00dcbersetzungsdienstleister<\/p>\n<\/div>\n <\/p>\n <\/p>\n ISO 17100 Dokumentation ist kein separater Teil der Norm \u2013 sie ist die Bedingung, unter der alle anderen Normanforderungen erst \u00fcberpr\u00fcfbar werden. Die Norm selbst legt fest, welche Anforderungen ein \u00dcbersetzungsdienstleister an Kompetenzen, Prozesse und Ressourcen erf\u00fcllen muss. Ohne schriftliche Nachweise ist jedoch nicht feststellbar, ob diese Anforderungen tats\u00e4chlich erf\u00fcllt sind.<\/p>\n Aus diesem Grund durchzieht die Dokumentationspflicht die gesamte Norm: Von der Qualifikation der beteiligten Personen \u00fcber die Beschreibung des \u00dcbersetzungsworkflows bis hin zur Aufzeichnung jedes einzelnen Revisionsvorgangs. Der Auditor kann nur das bewerten, was dokumentiert vorliegt. Was nicht aufgezeichnet ist, gilt im Audit als nicht nachgewiesen.<\/p>\n Dabei hat ISO-17100-Dokumentation eine doppelte Funktion. Erstens ist sie der formale Nachweis gegen\u00fcber der Zertifizierungsstelle. Zweitens ist sie ein internes Steuerungsinstrument: Klare Arbeitsanweisungen, konsistente Prozessbeschreibungen und nachvollziehbare Qualit\u00e4tsaufzeichnungen sorgen daf\u00fcr, dass alle Beteiligten im Tagesgesch\u00e4ft dasselbe Qualit\u00e4tsverst\u00e4ndnis teilen.<\/p>\n F\u00fcr \u00dcbersetzungsunternehmen, die ein ISO-Zertifikat anstreben oder erhalten haben, bedeutet das: Die Dokumentation muss lebendig sein. Sie darf nicht einmalig f\u00fcr das Audit erstellt und danach nicht mehr gepflegt werden. Die Norm erwartet ein aktiv gef\u00fchrtes, aktuelles Qualit\u00e4tsmanagementsystem \u2013 und genau das muss die Dokumentation widerspiegeln.<\/p>\n<\/div>\n <\/p>\n ISO 17100 nennt in verschiedenen Abschnitten konkret Dokumente, die vorhanden und verf\u00fcgbar sein m\u00fcssen. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen: dokumentierte Prozesse und Verfahren, Qualifikationsnachweise f\u00fcr beteiligte Personen sowie Qualit\u00e4tsaufzeichnungen auf Projektebene.<\/p>\n Der gesamte \u00dcbersetzungsworkflow muss dokumentiert sein \u2013 von der Anfrage \u00fcber die Vorbereitung, \u00dcbersetzung, Revision und ggf. \u00dcberpr\u00fcfung bis zur abschliessenden Lieferung. Ebenso m\u00fcssen Verfahren f\u00fcr den Umgang mit Kundenreklamationen sowie f\u00fcr den Umgang mit nicht-konformen Dienstleistungen schriftlich festgelegt sein.<\/p>\n ISO 17100 definiert konkrete Kompetenzanforderungen f\u00fcr \u00dcbersetzer und Revisoren. Diese Anforderungen m\u00fcssen f\u00fcr jede eingesetzte Person nachweislich erf\u00fcllt sein. Die Dokumentation muss belegen, auf welcher Grundlage die Kompetenz festgestellt wurde \u2013 sei es durch Abschl\u00fcsse, Weiterbildungen, nachgewiesene Berufserfahrung oder eine Kombination davon.<\/p>\n F\u00fcr jedes Projekt m\u00fcssen Aufzeichnungen gef\u00fchrt werden, die belegen, dass die vorgeschriebenen Prozessschritte tats\u00e4chlich durchgef\u00fchrt wurden. Dazu geh\u00f6ren insbesondere der Nachweis, dass eine Revision stattgefunden hat, und die Dokumentation etwaiger Qualit\u00e4tspr\u00fcfungen. Diese Aufzeichnungen m\u00fcssen nachvollziehbar, vollst\u00e4ndig und dauerhaft verf\u00fcgbar sein.<\/p>\n<\/div>\n <\/p>\n Neben den zwingend vorgeschriebenen Unterlagen gibt es eine Reihe von Dokumenten, die in der Auditorenpraxis h\u00e4ufig erwartet werden oder die massgeblich dazu beitragen, dass ein \u00dcbersetzungsb\u00fcro seine Norm-Konformit\u00e4t glaubw\u00fcrdig nachweisen kann \u2013 auch wenn ISO 17100 sie nicht explizit als zwingend benennt.<\/p>\n Dazu z\u00e4hlen insbesondere detaillierte Arbeitsanweisungen f\u00fcr einzelne Prozessphasen, Terminologie-Richtlinien und Styleguides, die sicherstellen, dass alle \u00dcbersetzer konsistent arbeiten, sowie schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarungen mit freiberuflichen Mitarbeitern. Auch Formbl\u00e4tter f\u00fcr die Auftragsannahme und Lieferung, Checklisten f\u00fcr die abschliessende Qualit\u00e4tspr\u00fcfung sowie ein dokumentiertes Verfahren zur Lieferantenbeurteilung (d. h. zur Auswahl und Beurteilung externer \u00dcbersetzer und Revisoren) sind in gut aufgestellten QM-Systemen standardm\u00e4ssig vorhanden.<\/p>\n Diese erg\u00e4nzenden Dokumente erh\u00f6hen die Belastbarkeit der Dokumentation erheblich. Sie zeigen, dass das Qualit\u00e4tsmanagementsystem nicht auf dem Papier endet, sondern in den operativen Alltag des \u00dcbersetzungsb\u00fcros integriert ist. Im Audit kann das den Unterschied zwischen einer \u00fcberzeugenden Darstellung und einer unvollst\u00e4ndigen Selbstauskunft ausmachen.<\/p>\n<\/div>\n <\/p>\n Diese Unterscheidung ist grundlegend f\u00fcr den normativen Umgang mit der eigenen Dokumentation \u2013 und wird in der Praxis h\u00e4ufig untersch\u00e4tzt oder falsch gehandhabt.<\/p>\n Dokumente<\/strong> sind vorausschauend: Sie beschreiben, wie etwas gemacht werden soll. Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Qualit\u00e4tsrichtlinien und Formulare sind Dokumente. Sie m\u00fcssen gelenkt werden \u2013 das heisst, sie ben\u00f6tigen Versionierung, Freigabe und eine klare Verteilung. Wenn ein Dokument aktualisiert wird, muss sichergestellt sein, dass alle Beteiligten mit der aktuellen Version arbeiten und veraltete Versionen aus dem Umlauf genommen werden.<\/p>\n Aufzeichnungen<\/strong> sind r\u00fcckblickend: Sie belegen, dass etwas so durchgef\u00fchrt wurde, wie es vorgeschrieben war. Revisionsprotokolle, Projektfreigaben, Qualifikationsnachweise und Lieferbelege sind Aufzeichnungen. Sie d\u00fcrfen nachtr\u00e4glich nicht ver\u00e4ndert werden \u2013 ihre Integrit\u00e4t ist ihr Nachweiswert.<\/p>\n Im Audit pr\u00fcft die Zertifizierungsstelle beide Kategorien separat. Fehlende Lenkung von Dokumenten (z. B. keine Versionsnummer, keine Freigabe) und unvollst\u00e4ndige Aufzeichnungen (z. B. kein Nachweis, dass die Revision tats\u00e4chlich durchgef\u00fchrt wurde) z\u00e4hlen zu den h\u00e4ufigsten Nichtkonformit\u00e4ten \u2013 unabh\u00e4ngig davon, wie gut die beschriebenen Prozesse inhaltlich sind.<\/p>\n<\/div>\n <\/p>\n Die Prozessdokumentation f\u00fcr den \u00dcbersetzungsworkflow ist das inhaltliche Kernst\u00fcck der ISO-17100-Dokumentation. Sie muss den gesamten Ablauf von der Auftragsannahme bis zur Lieferung abbilden \u2013 und zwar so, dass ein sachkundiger Dritter (z. B. ein Auditor) den Prozess nachvollziehen und \u00fcberpr\u00fcfen kann.<\/p>\n Ein normkonformer Workflow umfasst mindestens folgende dokumentierte Phasen:<\/p>\n Jede Phase muss nicht nur beschrieben sein \u2013 es muss auch definiert sein, wer verantwortlich ist, welche Hilfsmittel eingesetzt werden d\u00fcrfen und wie das Ergebnis jeder Phase dokumentiert wird.<\/p>\n Ein h\u00e4ufiger Fehler ist die Verwendung von Flowcharts ohne begleitende Textdokumentation. Ablaufdiagramme sind n\u00fctzliche Hilfsmittel zur Visualisierung, ersetzen jedoch keine normativen Prozessbeschreibungen, die Verantwortlichkeiten, Kriterien und Schnittstellen klar benennen.<\/p>\n<\/div>\n <\/p>\nWichtiger Hinweis<\/h2>\n
Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n
Praxis-Einsch\u00e4tzung der Experten von LinquaCert<\/h2>\n
\n1. Was ist ISO 17100 Dokumentation und warum ist sie das Herzst\u00fcck der Zertifizierung?<\/h2>\n
2. Welche Dokumente schreibt ISO 17100 zwingend vor?<\/h2>\n
Dokumentierte Prozesse und Verfahren<\/h3>\n
Qualifikationsnachweise f\u00fcr \u00dcbersetzer und Revisoren<\/h3>\n
Qualit\u00e4tsaufzeichnungen auf Projektebene<\/h3>\n
3. Welche Dokumente empfiehlt ISO 17100, ohne sie explizit zu fordern?<\/h2>\n
4. Was ist der Unterschied zwischen Dokumenten und Aufzeichnungen nach ISO 17100?<\/h2>\n
5. Wie muss die Prozessdokumentation f\u00fcr den \u00dcbersetzungsworkflow aufgebaut sein?<\/h2>\n
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6. Welche Qualifikationsnachweise m\u00fcssen f\u00fcr \u00dcbersetzer und Revisoren dokumentiert werden?<\/h2>\n
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